O gerenciamento de documentos é um dos processos mais importantes para toda empresa hoje em dia. Essa realidade de lidar com documentos pode dificultar bastante o fluxo de operações do seu negócio, principalmente se você ainda realiza a gestão de documentos da forma tradicional.

Trouxemos alguns dos desafios mais comuns que as empresas enfrentam nesse processo. Confira:

1) Gerenciamento de contratos

É importante não deixar brechas nos contratos para evitar problemas futuros para a sua empresa, por isso uma revisão meticulosa é fundamental. Mas isso pode levar muito tempo, criar e gerenciar contratos é um processo demorado, principalmente se feito de forma manual. Por isso, uma gestão de documentos vai te ajudar muito na hora de otimizar os seus processos.

2) “Onde está o documento que eu deixei aqui?”

Os documentos e contratos costumam ser armazenados em pastas e arquivos diversos, alguns no computador e outros em gavetas dentro da empresa – um grande problema são os documentos físicos que podem ser importantes nas próximas etapas do processo, a digitalização destes é uma ferramenta que pode te ajudar muito nessa organização.

Além disso, quanto mais contratos são realizados, mais documentos existirão para procurar, cada um em um lugar diferente.

3) Perda de informações

Lidar com documentos em mídia física pode acarretar na perda de informações essenciais ou até danificação de materiais importantes, pois o papel é muito frágil comparado com a segurança que um documento online pode proporcionar.

4) Questão de segurança

Muitos documentos contém informações sigilosas ou dados de clientes e colaboradores. Sabemos que essa é uma questão delicada que muitas vezes resulta em processo, um dano muitas vezes irrecuperável visto que a multa por infração da LGPD pode chegar até R$50 milhões.

5) Um escritório paperless e um mundo mais sustentável

Abandonar o uso de papel e documentos físicos depois da digitalização de seus documentos é um ponto a mais na sua jornada ESG, e acima de tudo, o planeta e as futuras gerações agradecem! Confira o que mais você está perdendo por não ter um escritório paperless aqui.

6) Desperdício de tempo

Todos os pontos citados acima podem configurar um desperdício enorme do tempo de seus colaboradores e até mesmo de seus clientes. Isso atrasa muito a realização de demandas, seus colaboradores podem passar horas procurando documentos – que talvez não encontrem!