De forma resumida e direta, a Gestão Documental visa garantir com segurança e rapidez a organização e armazenamento corretos dos documentos de uma empresa, sejam eles físicos ou digitais.

Para você ficar por dentro de tudo, neste artigo vamos explicar todas as fases da Gestão Documental e os benefícios e vantagens que esse conjunto de práticas garante para um negócio.

Antes de tudo é importante deixar claro que a Gestão Documental necessita de muito planejamento, controle e organização para trazer benefícios a uma empresa através das suas metodologias.

Tendo como principal objetivo que arquivos sejam localizados de forma rápida e com segurança, além de otimizar os procedimentos internos de uma empresa.

Todas essas finalidades acima visam assegurar que o grande volume de documentos que uma empresa produz e lida diariamente sejam arquivados, atualizados e distribuídos da forma correta, aumentando a produtividade no ambiente de trabalho e reduzindo os custos no orçamento final.

 

Fases da Gestão Documental

Agora que falamos um pouco sobre os objetivos da Gestão Documental, é importante apresentar as três etapas desse conjunto de procedimentos:

 

1 – Produção de documentos

O grande propósito desta etapa é aplicar boas práticas para que os documentos sejam classificados e armazenados da forma correta.

Ou seja, aqui são definidas as normas para a criação de documentos da empresa, estabelecendo as características e o local em que serão armazenados.

Isso irá garantir que os documentos mais utilizados sejam identificados com rapidez, facilitando ainda mais o processo de digitalização de documentos para não produzir arquivos duplicados e desnecessários.

 

2 – Utilização dos documentos

Nessa fase da Gestão Documental é determinado como os documentos serão utilizados e armazenados no dia a dia da empresa.

E tem como objetivo permitir que ocorra a seleção correta dos documentos e informações, como também o lugar de armazenamento – físico ou digital – e equipamentos necessários para que isso aconteça.

Além disso, estabelece planos de classificação que possibilitem identificar a origem dos documentos que a empresa produz e recebe para que sejam arquivados de forma padronizada e pré-estabelecida.

 

3 – Destinação dos documentos

Já que existem arquivos que devem ser preservados permanentemente e outros que possuem um prazo determinado por Lei para serem descartados, é nessa fase da Gestão Documental que é determinado o tempo de guarda dos documentos.

Além disso, aqui ocorre a identificação e descrição dos documentos por séries e classes para que seja possível avaliar com mais praticidade quais documentos têm e quais não têm valor permanente.

Essa fase é considerada a mais crítica da Gestão Documental pelo fato de cada informação possuir um ciclo de vida próprio que exige bastante atenção e organização:

• Fase corrente

Documentos utilizados com muita frequência pela empresa pela sua importância nos processos cotidianos da empresa, possuindo acesso restrito para consulta frequente quando necessário.

• Fase intermediária

Esses documentos não são tão necessários quanto os anteriores, mas são armazenados enquanto aguardam a sua destinação final.

Por isso devem estar sempre organizados para garantir acesso rápido em caso de consultas pontuais.

• Fase permanente

Nessa fase os documentos devem ser guardados e preservados de forma definitiva pela empresa pelo seu alto valor probatório e informativo para o desempenho das atividades.

São considerados documentos inalienáveis por não possuírem restrição de acesso e nem perder o valor ou a validade. Um bom exemplo são os contratos e escrituras.

 

Viu só como a Gestão Documental pode ser uma grande aliada para a criação, organização, tratamento e descarte ou guarda das informações da sua empresa?

Seus benefícios refletem diretamente na eficiência do trabalho e produtividade da sua empresa através de informações de fácil acesso e a simplificação do processo de tomada de decisão.

Por meio da Gestão Documental é possível identificar falhas que colocam em risco o seu negócio e garantir mais segurança para que suas informações não sejam acessadas por pessoas não autorizadas.

Além disso, esse conjunto de procedimentos é importante para que sua empresa esteja sempre de acordo com a legislação vigente, evitando as multas e penalidades previstas na Lei.

 

Sobre a Soluarq

A Soluarq está no mercado há mais de 16 anos e surgiu a partir da união entre profissionais bibliotecários que tinham como objetivo utilizar a tecnologia para transformar documentos em informações.

A partir daí temos aplicado as melhores ferramentas do mercado para encontrar soluções personalizadas para as necessidades dos nossos clientes.

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