Você possui uma empresa de grande porte, que conta com colaboradores na casa das centenas, e tem pensado em aprovar novos projetos utilizando tecnologias de automatização de processos de trabalho.

No geral, pode-se dizer que essas tecnologias irão beneficiar, essencialmente, os colaboradores, deixando o seu trabalho mais prático, rápido e eficiente. 

Você já entendeu como aplicar esses novos projetos impactarão o seu negócio de maneira positiva, mas seus funcionários ainda não. Então o mais importante agora, é torná-los parte ativa do processo, conscientizando-os sobre a importância do que está prestes a se concretizar.

Isso te lembra algum processo que você já ouviu falar?

Pois bem, é claro que estamos falando aqui da nossa metodologia de gestão documental, a Governança Documental. Um projeto que a Soluarq tem empenhado os seus esforços ao auxiliar clientes na transformação digital de seus negócios através da automatização do trabalho, orientando para as estratégias sólidas de uma cultura organizacional.

Um dos aspectos dessa estratégia é instituir a cultura do Paperless, ou da eliminação do papel nos escritórios, e é evidente que, para obter bons resultados nessa empreitada, é preciso transformar a cultura organizacional da empresa, o que envolve todos os atores, sejam eles gestores, colaboradores, parceiros, entre outros. 

 

Com vocês: o DIGITAL DAY!

Depois de firmar um contrato com um de nossos clientes, surgiu a demanda de conscientizar os colaboradores e despertar a mudança da cultura organizacional através da transparência dos novos processos.

Foi onde desenvolvemos o Digital Day, um evento inovador para divulgar sobre a digitalização e sobre a metodologia da Governança Documental enquanto uma aliada para todos os envolvidos no fluxo operacional daquela empresa.

“Esta ação foi feita para que os colaboradores participassem conosco nesta imersão de conhecimento e conscientização de boas práticas de Gestão Documental na companhia, apresentando a importância de uma Governança Documental na empresa”, comenta Francisco Lopes, diretor de ESG da Soluarq.

No Digital Day promovemos diversas ações de caráter artístico e de experiência do usuário. Em um primeiro momento, os colaboradores puderam acessar a plataforma de assinatura digital para ingressar na brincadeira, iniciando aí o processo de familiarização com o digital. 

“Outro ponto abordado foi o Projeto Paperless, onde foi iniciado o processo de transformação digital de processos de negócios que é um marco na companhia do cliente, promovendo a eliminação do uso de papel e trazendo um retorno acumulado de cerca de 300 mil reais”, enfatiza. 

“No evento, todos se viram envolvidos com a possibilidade da transformação digital através da gestão documental e com a aderência ao Paperless, onde é possível reduzir custos significativos com a impressão e guarda de documentos físicos em diversos processos e áreas”, finaliza Francisco. 

Algumas ações foram implementadas para potencializar a gestão documental da empresa:

O cliente levava cerca de 30 dias para finalizar a assinatura de um contrato. Com o Plataforma foi possível reduzir o tempo para 2 dias.

 

Nossa metodologia da Governança Documental veio para apoiar nossos clientes a caminharem rumo ao Paperless, à sustentabilidade, à tecnologia e à transformação digital.