A cada ano que se renova surgem novas estratégias que prometem resolver os problemas corporativos mais comuns e ainda economizar recursos e ganhar maior elasticidade no tempo, e no Brasil isso não é diferente, pois a busca pelo melhor investimento para alcançar o aumento de produtividade e redução de gastos está sempre a todo vapor. 

No entanto, nem todas as aparentes soluções obtêm o sucesso esperado, essencialmente por conta da mentalidade corporativa. É necessário, além de transformar a cultura organizacional da empresa, um direcionamento estratégico para os novos processos adotados.

A gestão da informação é uma das melhores estratégias para investir no ambiente corporativo. Como um trabalho que leva a organização em conta em todos os processos, a gestão de documentos se propõe a trazer soluções práticas para otimizar o fluxo operacional de uma empresa.

Mas é preciso atenção! É comum pensar que apenas a adesão a uma gestão da informação é suficiente para resolver os problemas e transformar os negócios. Empresas modelo internacionalmente que têm adotado a gestão documental mostram exatamente o contrário: é preciso estratégia e mudança de atitude para todos os atores envolvidos. 

A partir daí, o investimento estará completo e pode trazer resultados a níveis de economia de recursos e tempo como você nunca imaginou ser possível. 

Fazendo uma gestão documental digital, muitos benefícios serão vistos rapidamente, como, por exemplo, evitar a judicialização de problemas por conta do extravio ou perda de uma informação importante, um risco que os documentos físicos podem oferecer. Com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), multas milionárias podem ser aplicadas em casos como este.

A PwC e o Radicati Group apresentam alguns dados que corroboram com a urgência do investimento na gestão de informação empresarial. Segundo uma pesquisa dos grupos, dos doze meses do ano, um é perdido apenas na busca por informações. O que explica trinta dias gastos nesta procura? O armazenamento inadequado e falta de organização dos arquivos físicos.

Sabemos que o tempo é quase um artigo de luxo nos dias de hoje, e a máxima “tempo é dinheiro” nunca fez tanto sentido quando olhamos para pesquisas como esta. E um dado se junta à somatória: colaboradores geralmente gastam até 50% do tempo de trabalho procurando informações, perdendo até 2 horas diárias na busca por documentos que nunca serão encontrados. 

Com a gestão documental da informação, todos os dados de parceiros, colaboradores e clientes são preservados em um ambiente digital, seguro e de fácil acesso. Adeus gastos com equipamentos para armazenamento, espaço e suprimentos em papel. Atividades improdutivas de pesquisa de documentos nunca mais serão um problema. 

Na Soluarq, contamos com a metodologia da Governança Documental para fazer uma gestão da informação eficiente e desenvolver a maturidade das empresas!