A realidade por trás da gestão de documentos jurídicos é muito mais complexa do que se imagina e não pode se resumir apenas com a guarda ou o arquivamento desses documentos.

Isso porque esse tipo de documento tem uma grande circulação dentro de empresas e escritórios de advocacia, já que precisam ser consultados periodicamente pelos profissionais envolvidos na área.

Classifique e crie critérios para a guarda de documentos jurídicos

Para tornar a sua gestão de documentos jurídicos mais eficiente é necessário entender que cada documento possui seus requisitos de validade, duração e renegociação.

A Temporalidade de Documentos se torna uma ferramenta essencial na hora de pensar quais documentos devem ser armazenados e por quanto tempo ficarão no arquivo e base de dados das empresas e escritórios de advocacia.

Além disso, determina qual será a destinação dos documentos após a finalização dos prazos estabelecidos se baseando em uma Tabela de Temporalidade que age em compliance com as leis estabelecidas e as necessidades da sua empresa ou escritório.

 

Ferramentas para uma gestão de documentos jurídicos digitais e eletrônicos 

A validade legal de documentos eletrônicos e a digitalização trouxeram diversas possibilidades para melhorar a forma como documentos jurídicos são manuseados.

Com a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), por exemplo, é possível dar um sentido mais amplo à sua gestão, concentrando todos os documentos em um só sistema capaz de garantir acessibilidade de forma segura e rápida.

Outra ferramenta que tem revolucionado a gestão de documentos jurídicos é a Assinatura Digital, por meio dela você consegue assinar documentos de forma online e prática, garantindo toda a validade jurídica necessária.

Tendo essas ferramentas trabalhando juntas na sua empresa ou escritório é possível reduzir custos, tornar o fluxo de trabalho mais potente e garantir a Segurança da Informação.

Portanto, contar com uma empresa especializada pode fazer toda a diferença. A Soluarq há mais de 16 anos aplica metodologia própria de gestão de documentos, oferecendo soluções personalizadas e escalonáveis. 

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