Que a transformação digital modificou a forma como empresas lidam com documentos e processos isso já sabemos.

Por falar em documentos, os de formato digital estão ganhando mais espaço dentro das empresas pela versatilidade, rapidez e segurança que oferecem.

Porém, os documentos online ainda são motivo de muitas dúvidas para gestores e profissionais quando o assunto é validade jurídica.

Documentos online possuem mesmo validade legal? Qual a diferença entre os digitais e os digitalizados? Existem leis que determinam critérios de validade?

Se você também tem essas dúvidas, então este artigo é para você!

Continue a leitura e fique por dentro de tudo sobre a validade jurídica de documentos online:

 

Documentos eletrônicos e sua validade jurídica

Quando a gente pensa na validade jurídica desse tipo de documento, não podemos esquecer da Medida Provisória 2.200-2/2001.

Essas normas com força de lei tem como objetivo principal fazer com que documentos em forma eletrônica tenham três características importantes:

Essas três características permitem que documentos online sejam validados juridicamente, possuindo a mesma validade que os documentos autenticados em cartório ou assinados à mão.

Você deve estar se perguntando “como isso é possível?”

E aqui está a resposta: esta mesma MP implementou a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, também conhecida como ICP-Brasil que funciona como uma cadeia hierárquica de confiança.

Isso possibilita a emissão do certificado digital para a identificação não só de pessoas, mas também de empresas em meio digital.

 

Digital ou digitalizado: qual a diferença?

Muito se pergunta sobre a real diferença de documentos digitais x documentos digitalizados.

A verdade é que apesar de ambos estarem no formato eletrônico, acabam sendo diferentes na forma como são criados.

Isso porque os documentos digitais são aqueles criados no meio digital e tem todo o seu tratamento feito eletronicamente, inclusive a exclusão.

Todo esse trâmite realizado somente no ambiente digital, permite que esses documentos se tornem válidos. Essa é sua característica principal.

Já os documentos digitalizados têm sua origem no meio físico e só depois se tornam digitais, normalmente através do processo de escaneamento.

Esse tipo de documento também possui validade jurídica, desde que esteja de acordo com os padrões técnicos determinados pela Lei da Liberdade Econômica.

 

Ferramentas que possibilitam a validação de documentos online

Existem ferramentas indispensáveis para que documentos digitais ganhem a validação necessária dentro do âmbito jurídico:

Certificado Digital

Uma delas é o Certificado Digital, que nada mais é do que uma identidade eletrônica de uma empresa ou pessoa.

Essa ferramenta funciona como uma carteira de identidade virtual que possibilita que documentos online sejam assinados à distância, dispensando a assinatura feita de próprio punho e até mesmo a necessidade de autenticar em cartório.

Assinatura Digital

Já escrevemos aqui no blog os motivos para uma empresa fazer sua Assinatura Digital e facilitar seus processos, ganhando tempo e economizando dinheiro.

Isso porque essa ferramenta é uma chave virtual privada que assume o lugar de uma assinatura comum feita em papel.

Embora pareça algo simples, a Assinatura Digital é bastante protegida por meio de uma segurança criptografada.

Essa característica faz com que essa assinatura seja protegida por códigos que fazem com que apenas a empresa consiga utilizá-la.

Outro ponto importante é que ela também é vinculada ao certificado digital, citado acima, tornando a proteção ainda mais completa.

Confira mais benefícios e vantagens de fazer uma Assinatura Digital:

– Otimização de processos

– Segurança

– Redução de custos

– Sustentabilidade

– Praticidade

Como fazer uma Assinatura Digital?

Fazer uma Assinatura Digital para sua empresa exige algumas etapas para garantir a segurança e integridade dos documentos online na sua totalidade.

Antes de tudo é importante instalar nos computadores um certificado SSL para possibilitar a comunicação das informações criptografadas entre um site e um navegador.

Esse processo de contratação e instalação no sistema da organização deve ser realizado por uma empresa especializada para encontrar a melhor solução para o seu negócio.

 

Assinatura Digital com mais segurança

Uma forma de garantir ainda mais segurança para o processo de Assinatura Digital na digitalização de documentos é com o Carimbo do Tempo.

Também conhecido como timestamp, essa ferramenta nada mais é do que um selo para comprovar que uma  informação em meio digital existia numa determinada data e horário.

Sua principal função é associar um determinado algoritmo de resumo (hash) de um documento com Assinatura Digital a uma determinada hora e data de existência.

 

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Oferecemos o suporte necessário para a adesão da Assinatura Digital, proporcionando ainda mais segurança na autenticação de documentos.

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