Já imaginou trabalhar em um escritório onde não exista um único pedaço de papel? Nunca mais precisar lidar com documentos impressos para assinar e organizar em espaços limitados. Além disso, ter um desenvolvimento sustentável nos negócios. 

Bom, um escritório paperless já é uma realidade em muitas empresas, no mundo todo. Os negócios estão aderindo cada vez mais rápido aos escritórios paperless, uma experiência que caminha com os avanços tecnológicos, a modernização e automatização dos processos de trabalho através das ferramentas digitais. E quem não apertar o passo, pode acabar ficando para trás.

Para isso, hoje vamos desmistificar um pouco as noções em torno de um escritório sem papel e apontar benefícios essenciais de retirar o documento físico do seu ambiente de trabalho. 

Vamos lá!

“É verdade que os documentos vão sumir ou se perder nesse processo?”

Não! Pelo contrário, seus documentos vão ganhar mais segurança ainda. Aqueles que tiverem um valor histórico, por exemplo, serão levados para a guarda e serão armazenados de forma mais segura e organizada, correndo muito menos risco de sumir no meio da papelada do escritório. Sendo digitalizado e transformado em um documento digital, ele tem a segurança das informações garantidas pelo processo de gestão de documentos e computação na nuvem. 

“Mas eu ouvi dizer que esse é um processo muito burocrático.”

Falso! Tornar o seu escritório um ambiente moderno sem papel é muito simples através de uma gestão de documentos como a nossa Governança Documental. Você vai poder revisar, assinar, autorizar e transferir informações online, apenas ao clicar em um botão. Além de facilitar os processos de trabalho dos colaboradores, isso vai acelerar, por exemplo, o ritmo dos contratos da empresa, reduzindo o tempo e os custos do trabalho.

“Então é só digitalizar meus documentos através de scanners gráficos e arquivá-los em um HD?”

Não. Documento digital não é a mesma coisa de um documento que foi apenas digitalizado. Se você faz a digitalização das suas informações elas serão arquivadas de forma livre, e não terão a garantia da proteção de dados. Para isso, é preciso transformar o seu documento físico em um documento digital, que tenha a mesma legalidade jurídica do arquivo original, e que pode ser protegido através de um processo de gestão documental especializado, que acompanhe o ciclo de vida do documento.

Transformar o seu negócio em um escritório paperless exige uma realização segura e responsável, pois estamos falando de informações e dados importantes de clientes, colaboradores e da própria organização. Para isso, a Soluarq investiu no desenvolvimento de um sistema personalizado de gestão de documentos que automatiza os negócios, caminha em compliance com os critérios ESG e que traz economia na sua receita.

Quem diria que ficar sem papel poderia trazer tantos benefícios para o seu negócio, não é? Com a nossa experiência em soluções que transformam documentos em informações, a Soluarq pode ajudar a elevar o seu negócio para uma empresa sem papel (paperless), se modernizando e mantendo uma posição de vantagem no mercado.