Os benefícios de um sistema de gestão documental para empresas de transporte e logística

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O GED é uma das soluções mais completas para que sua empresa ganhe mais tempo e garanta mais economia para os processos de gestão documental. São diversas vantagens e soluções que trazem mais agilidade, segurança e sustentabilidade para o seu negócio.

Empresas de transporte e logística emitem diariamente uma quantidade enorme de documentos como DANFE, DACTE, CT-E e diversos outros exigidos, não só pelo governo, mas também necessários para comprovar serviços e resguardar o negócio legalmente.

É por isso que empresas desse ramo precisam da gestão documental para que esse processo aconteça de forma organizada, segura e prática.

Por meio de um software de Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecido como GED, é possível realizar a migração de documentos físicos para o formato digital e, assim, organizar todas as informações numa única plataforma.

Continue a leitura e descubra todos os benefícios que o GED pode trazer para o seu negócio de transporte e/ou logística:

 

Mais tempo e produtividade

Uma das grandes vantagens da implementação de um sistema de gestão documental em empresas desse ramo é o tempo que pode ser economizado com a guarda, tratamento e organização de documentos.

Isso porque, muitos dos processos internos passam a ser feitos de maneira mais rápida, já que todas as informações necessárias ficam presentes em um único lugar e o tempo gasto com impressora e copiadoras é eliminado através da digitalização de documentos.

Processos que antes levavam tempo de serem realizados, como folha de pagamento de funcionários, armazenamento de documentos fiscais, reembolsos de motoristas e diversos outros, agora podem ser executados de forma mais rápida através da utilização de um GED.

Menos gastos

Outra vantagem bastante interessante é a economia financeira que essa solução digital pode trazer para empresas de transporte e logística.

Imagine só todos os gastos ocasionados pelo uso de cartuchos para impressão, manutenção de impressoras e compra de papéis que uma empresa gasta mensalmente para emitir documentos referentes a serviços de entregas e logística.

Agora pense que com a implementação de um GED todos esses gastos podem ser reduzidos drasticamente pela digitalização de documentos e com o gerenciamento dessas informações a um clique de distância, permitindo que colaboradores aumentem sua produtividade.

Sem falar também na possibilidade de integrar os sistemas já utilizados pela sua empresa de transporte e logística, facilitando ainda mais o processo de confirmação de entregas, informações de pedidos em transporte, entre outras funcionalidades.

 

Garantia de segurança das informações

O processo de guarda de documentos físicos fica alheio a diversos riscos que podem comprometer a documentação do seu negócio, como a possibilidade de desastres naturais, infestação de insetos, contato com água e as ações do tempo.

Adotar um GED para sua empresa de transporte e logística é uma excelente opção para aumentar a segurança das informações do seu negócio através da digitalização de documentos, backups em nuvem e acessos apenas por pessoas autorizadas.

 

Tomada de decisão mais rápida

É certo que empresas de transporte e logística precisam de agilidade nas tomadas de decisão para que seus serviços sejam realizados no tempo programado e não haja reclamações de clientes.

Qualquer tempo perdido pode afetar toda a cadeia logística do seu negócio e atrasar cronogramas de entregas por diversos dias, afetando a qualidade do serviço prestado e, consequentemente, gerando menos valor para sua marca.

Com um software de Gestão Eletrônica de Documentos, todas as informações da sua empresa estarão concentradas num só lugar. Com apenas um clique, do seu computador, você consegue acessar notas fiscais, pedidos entregues e várias outras informações importantes para tomar decisões de forma rápida e ágil sem comprometer o seu negócio.

 

Investimento em sustentabilidade

Reduzir o uso de papéis e cartuchos para impressão faz com que sua empresa passe a trabalhar de forma mais sustentável, gerando menos lixo e garantindo menos impacto ao meio ambiente.

Além disso, com a necessidade cada vez mais presente de investir em soluções sustentáveis no mercado, sua marca passa a ser valorizada e mais clientes podem ser conquistados através dessas ações sustentáveis.

Viu só como um GED pode facilitar os processos na sua empresa de transporte e logística?

Através desse software você consegue descomplicar a gestão documental do seu negócio e garantir mais produtividade e lucratividade, além de melhorar o seu serviço prestado e criar mais valor para sua marca.

Conheça agora o software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Soluarq, uma solução completa para transformar a forma como documentos são tratados, armazenados e organizados na sua empresa.

Entre em contato e veja como é fácil implementar nosso GED na sua empresa de transporte e logística e garanta todos os benefícios desse software.

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