Gestão documental com BPM, RPA e Digitalização

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Aliar tecnologia à gestão documental é uma das principais chaves para otimizar seus processos, acelerar resultados e aumentar a produtividade no ambiente de trabalho da sua empresa e o RPA pode ser uma ótima opção para garantir soluções mais robustas para esses processos.

Isso porque, todo processo automatizado começa com alguma informação contida em um documento, seja ele eletrônico ou digitalizado. Ou seja, para automatizar processos é necessário a adoção da digitalização de documentos físicos da sua empresa para que as informações sejam lidas por softwares.

A digitalização é só o início da implementação das tecnologias RPA e BPM na automação dos processos de gestão documental da sua empresa. É necessário também que se tenha um conhecimento prévio e o mapeamento de todos os procedimentos que ocorrem nos departamentos do seu negócio.

Mas primeiro, para entender melhor os conceitos de RPA e BPM, cada vez mais presentes no mundo empresarial, é necessário explicá-los mais a fundo e mostrar como essas tecnologias podem trabalhar juntas para uma gestão documental mais eficiente.

 

Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)


Com o objetivo de mapear, analisar, transformar e medir os processos de uma empresa, a metodologia BPM permite que seu negócio consiga fazer uma gestão mais integrada a partir de informações e descobrir onde estão as falhas desses processos, como os gastos desnecessários, falhas na comunicação e outros gargalos que diminuem a sua produtividade.

É importante frisar que o método BPM permite que o seu fluxo de informações seja acessado por todos os gestores e colaboradores que juntos podem colaborar na transformação dos processos que esses estejam sempre otimizados.
Dessa forma, o BPM propõe um modelo de negócio mais horizontal que permite uma comunicação fluida entre os setores.

 

Automação Robótica de Processos (RPA)

Já essa tecnologia utiliza a robótica e a inteligência artificial para automatizar tarefas cotidianas de uma empresa.

Assim, o RPA atua sobre atividades burocráticas e repetitivas que podem ser automatizadas por robôs programados para que os colaboradores fiquem disponíveis para focar em pontos mais importantes que demandam outras capacidades humanas, como cognição e criatividade.

Com a utilização de RPA é possível criar uma interface intuitiva capaz de repetir processos por conta própria, como assistentes de atendimento ao cliente, envio de notificações automáticas, cálculos matemáticos complexos etc.

A implementação do RPA depende da etapa de mapeamento do BPM que possibilita encontrar as atividades que podem ser executadas por robôs.

Entenda a diferença entre RPA e BPM

Como falamos acima, o BPM é uma metodologia para apoiar a gestão de mapeamento de processos e fluxos documentais e torna-se uma tecnologia, quando os seus requisitos são implementados nas plataformas de Gestão Documental.

Assim, o uso do BPM possibilita ganhos efetivos de longo prazo na identificação e correção dos fluxos e transações. Além de racionalizar e diminuir os custos, reduz o tempo de processamento, proporcionando agilidade, rastreabilidade e transparência aos processos de negócios.

BPM e RPA são tecnologias diferentes, porém complementares entre si. Na prática pode-se dizer que BPM quando associado ao uso de tecnologias de digitalização de documentos, potencializa a aplicação de RPA, justamente por permitir que as empresas deem um passo à frente, rumo a automação de processos manuais e repetitivos existentes.
Utilizando esses recursos tecnológicos seu negócio ganha ainda mais agilidade na operação e, consequentemente, o aumento da produtividade e dos seus lucros.

Como o RPA e o BPM podem ajudar na gestão documental?

Primeiramente, é importante salientar a necessidade da digitalização de documentos para que informações possam ser lidas por robôs na automatização de processos.

A partir daí você consegue entender a relação das aplicações de RPA e BPM com a gestão documental na automatização de processos.

Outro ponto é que a implementação de um sistema BPM permite que tarefas redundantes sejam detectadas para serem eliminadas ou substituídas.

A aplicação de RPA na gestão documental pode otimizar uma série de atividades, como: produção, retenção, organização, tratamento, armazenamento, guarda, descarte, acesso e uso de informações corporativas.

Aplicando RPA, é possível realizar a captura automatizada de dados em sistemas de negócios para serem reutilizados em processamento de respostas automáticas de e-mails, redes sociais (WhatsApp) e formulários eletrônicos, por exemplo.

Mas você deve estar se perguntando: o BPM realiza as mesmas atividades do RPA? A resposta é não. Pode-se afirmar que o uso da metodologia e tecnologia BPM, agregadas à digitalização, são uma porta de entrada para acelerar a transformação digital dos processos de negócios das empresas.

Juntos trabalham para que os processos rotineiros da sua empresa sejam identificados e a parte repetitiva e burocrática seja automatizada, permitindo assim ainda mais agilidade e produtividade.

Viu como o RPA atuando junto ao BPM pode racionalizar, otimizar e automatizar o processo de gestão documental da sua empresa?

Aliar as tecnologias de digitalização BPM e RPA às atividades empresariais é uma saída estratégica para garantir mais produtividade, lucro e satisfação dos seus clientes e colaboradores.

A Soluarq é especializada em soluções BPM e RPA para gestão documental de empresas. Entre em contato conosco para saber mais.

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