A digitalização do acervo acadêmico de instituições de ensino já está se tornando uma realidade para diversas entidades do ramo no Brasil.

Esse processo tem como principal objetivo facilitar o acesso a documentos e informações para estudantes, colaboradores dessas instituições e até mesmo para o Ministério da Educação.

A nova portaria do MEC, em vigor desde o dia 18 de maio deste ano, estabelece as normas para a digitalização do acervo acadêmico das instituições de educação superior do país.

Quer ficar por dentro de tudo? Então, continue a leitura e saiba como atender as normas estabelecidas na Portaria do MEC.

 

O que a Portaria estabelece?

De acordo com a Portaria nº 360 do MEC, fica proibida a produção de novos documentos físicos para o acervo acadêmico dessas instituições de ensino superior a partir de 1º de agosto de 2022.

Além disso, a norma também estabelece prazos para que a digitalização do acervo acadêmico físico dessas entidades seja concluída.

Veja quais são:

• 12 meses – esse é o tempo estabelecido para que as instituições de ensino digitalizem o conjunto de documentos da vida acadêmica dos estudantes matriculados atualmente.
• 24 meses – nesse período, essas mesmas instituições deverão realizar a digitalização do acervo acadêmico dos alunos formados entre 1º de janeiro de 2016 até 18 de maio de 2022 (data da publicação da Portaria)
• 36 meses – nesse tempo deverá ser feita a digitalização do acervo acadêmico dos alunos formados entre 1º de janeiro de 2001 a 31 de dezembro de 2015.

 

O que é o acervo acadêmico?

O acervo acadêmico diz respeito ao conjunto de documentos produzidos e recebidos durante a vida acadêmica de um estudante.

Esses documentos são gerados e armazenados pelas instituições públicas ou privadas que fornecem educação de nível superior e pertencem ao sistema federal de ensino.

Um bom exemplo é o comprovante de matrícula, histórico escolar e demais documentos que comprovam os estudos realizados durante a jornada acadêmica de um estudante.

 

Como é feita a digitalização do acervo acadêmico?

A digitalização é o processo de conversão de documentos físicos em documentos no formato digital.

Ao digitalizar um documento físico, torna-se possível armazená-lo em um ambiente digital seguro e acessível para que pessoas autorizadas possam acessá-lo.

Nesse processo as instituições de ensino superior ganham com a otimização do fluxo de trabalho, como também os estudantes com a facilidade do acesso à informação.

Outra grande vantagem diz respeito ao Ministério da Educação que, por meio da digitalização do acervo acadêmico, poderá analisar e receber informações de maneira mais rápida e fácil.

Veja outras vantagens e benefícios da digitalização:

A digitalização do acervo acadêmico é um processo que vai trazer muitos benefícios para todos os cidadãos e instituições ligados ao ensino superior no Brasil.

Além de ser uma porta de entrada para a modernização do sistema de ensino do nosso país, facilitando o acesso a documentos e desburocratizando atividades e solicitações.

 

Quer saber mais informações sobre a digitalização do acervo acadêmico e qual o primeiro passo para que isso seja realizado?

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