Por meio de uma recomendação do CNJ Nº 11, a Corregedoria exige dos cartórios a manutenção do arquivo de segurança dos Livros de Notas a partir do ano de 1980.

Ou seja, é obrigatório que cartórios e tabeliães realizem a digitalização dos seus livros e indicadores a fim de preservar informações frente a acidentes naturais e criminais que podem provocar a destruição de documentos.

Se você quer entender mais sobre a obrigatoriedade da digitalização de documentos em cartórios, continue a leitura e fique por dentro de tudo.

 

Outras recomendações da CNJ

Além da digitalização, o CNJ também tem outras exigências para que cartórios consigam garantir mais segurança para o seu acervo:

Uma delas é a realização do backup de todos os arquivos, podendo acontecer tanto em um HD externo ou até mesmo em nuvem, sendo a última uma solução mais segura e econômica.

a atualização periódica do arquivo de segurança, não podendo ultrapassar um mês.

 

Por que a digitalização é tão importante para cartórios?

É fato que os cartórios são essenciais para que as pessoas tenham acesso a serviços como certidão de nascimento, casamento, autenticação de documentos e reconhecimento de firma.

Para garantir a efetividade e segurança de todos esses documentos emitidos é importante utilizar ferramentas modernas que dialoguem com a transformação digital.

Por isso, a digitalização é uma excelente maneira de assegurar o acervo de documentos de um cartório, já que ela é uma porta de entrada para outras tecnologias ao transformar documentos em informações.

Digitalizando seu acervo, o cartório estará protegendo não só a existência de bens e negócios, mas também a história e a existência de pessoas.

 

Como a gestão de documentos pode beneficiar cartórios?

 Uma das principais vantagens que a adoção da gestão de documentos traz para cartórios é a redução de custos e a facilidade de organizar, localizar e recuperar arquivos quando necessário.

Ferramentas como a Digitalização e o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) são capazes de transformar para melhor a rotina de trabalho dentro de cartórios e tabeliães, facilitando o acesso à informação.

Além disso, outra vantagem da gestão de documentos para cartórios é a possibilidade de utilizar a tecnologia a seu favor para garantir mais segurança e controle dos documentos armazenados.

Tudo isso é possível de ser pensado e planejado a partir de um estudo personalizado para analisar quais ferramentas e serviços são essenciais para atender às demandas do cartório.

 

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