A importância da gestão documental para o processo de auditoria

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Durante uma auditoria financeira são analisadas diversas informações produzidas e recebidas em ambientes organizacionais que possuem dados muito importantes para as empresas.

Em meio a tudo isso surge a necessidade de uma boa gestão documental para possibilitar uma melhor organização e acesso rápido e seguro aos documentos solicitados durante todo o processo de auditoria.

A desorganização de documentos reflete diretamente na qualidade dos resultados, como também em todo o andamento do processo, podendo comprometer todo o trabalho realizado.

Pensando nisso, vamos falar sobre a importância da gestão documental para que uma auditoria tenha bons resultados e sua empresa possa se beneficiar com isso.

Continue a leitura e fique por dentro do assunto.

 

Os impactos da Gestão de Documentos no processo de auditoria

A gestão documental é uma ferramenta importante para que empresas consigam aumentar sua produtividade e facilitar o acesso a informações e dados relevantes para a tomada de decisão.

Em um processo de auditoria isso não acontece de forma diferente, já que a organização, acessibilidade e segurança dos documentos garantem que as informações sejam analisadas de forma mais rápida e efetiva.

Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos na auditoria

Por mais que a gestão documental seja fundamental para manter documentos e informações mais organizados, acessíveis e seguros, os seus benefícios para uma auditoria não param por aí.

Existem algumas ferramentas de gestão de documentos que facilitam ainda mais o processo de auditoria. Uma delas é a Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED.

Com a ajuda desse sistema é possível concentrar todas as informações em um só lugar de forma estratégica, possibilitando um acesso ainda mais rápido e seguro à documentação necessária.

Veja as outras vantagens do GED para um processo de auditoria:

1 – Ganho de tempo

A organização do arquivo permite a agilidade na busca por documentos necessários em uma auditoria. 

2 – Redução de custos 

Aqui falamos tanto das possibilidades de penalizações fiscais pela ausência de algum documento, quanto pela demanda do espaço físico que em um cenário de aplicação de GED e seus processos adjacentes, limita-se apenas às guarda dos documentos realmente necessários e que ainda assim, permanecem disponíveis digitalmente, de forma segura e prática.

 

Agora que sabemos as vantagens da gestão documental em um processo de auditoria é importante entender como a ausência dela pode pôr em xeque todo o trabalho realizado.

A falta de informações, além de prolongar o tempo e dinheiro gastos com o trabalho do auditor, também aumenta as chances de resultados inconsistentes e a possibilidade de fraudes passarem despercebidas.

É por tudo isso que a gestão documental torna-se uma ferramenta indispensável para garantir a organização, segurança e acessibilidade de documentos, como também o sucesso de um processo de auditoria.

 

Quer saber mais sobre as vantagens da gestão documental para o seu negócio?

Entre em contato com os nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas.

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