Fazer a gestão de documentos em escritórios de advocacia e demais órgãos jurídicos é uma prática cada vez mais necessária para proteger, preservar e localizar facilmente toda informação armazenada quando for necessário.
A adoção de um sistema ECM para realizar a gestão desses documentos jurídicos é uma excelente saída para solucionar problemas rotineiros como falhas no processo de compartilhamento de informações e os altos custos com a guarda de documentos.
Além disso, por meio dessas ferramentas, é possível facilitar a conformidade de escritórios de advocacia e órgãos jurídicos às leis e normas que regulam o setor.
Quer saber como tornar a gestão de documentos jurídicos mais eficaz? Continue a leitura e saiba quais são as medidas mais importantes para que isso aconteça.
Organizando para ter informações precisas e atualizadas
O principal ponto da gestão de documentos jurídicos é o uso de ferramentas como a Digitalização e o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) para que seja possível tornar partes de processos e de outros documentos localizáveis.
Transformando documentos físicos em digitais fica mais fácil encontrar, por exemplo, trechos importantes de um processo e até mesmo ter o controle de todas as alterações realizadas em cada arquivo.
Digitalizar documentos jurídicos é o primeiro passo para garantir o acesso à informação com segurança e tornar possível uma série de aprovações para facilitar o dia-a-dia nesse setor.
Garantindo a Segurança da Informação
É importante que documentos jurídicos tenham critérios de segurança para determinar o nível de acesso que cada arquivo terá, estabelecendo perfis para que cada documento seja acessado.
Outra excelente ferramenta para garantir ainda mais segurança para documentos é a Assinatura Digital, uma forma de certificar digitalmente para possibilitar a autenticidade das informações.
Redução no uso de papel
Outro grande problema encontrado na gestão de documentos jurídicos é a redução do uso de papel no escritório, diminuindo os gastos com material para impressão e contribuindo com uma opção sustentável para o meio ambiente.
Novamente, a digitalização e o gerenciamento eletrônico dos documentos se tornam indispensáveis para que seja possível visualizar todas as informações do acervo, sem que seja necessário papel e impressão para que isso aconteça.
Imagine o quanto de papel pode ser economizado e o quanto pode poupado de recursos financeiros?
Preservação física, lógica e intelectual de documentos
O propósito principal da migração do físico para o digital é preservar a integridade dos documentos digitais e assegurar que seja possível recuperá-los e usá-los de uma maneira mais efetiva por meio da transformação digital.
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