Saiba como otimizar a gestão de documentos jurídicos

Voltar para o Blog

Fazer a gestão de documentos em escritórios de advocacia e demais órgãos jurídicos é uma prática cada vez mais necessária para proteger, preservar e localizar facilmente toda informação armazenada quando for necessário.

A adoção de um sistema ECM para realizar a gestão desses documentos jurídicos é uma excelente saída para solucionar problemas rotineiros como falhas no processo de compartilhamento de informações e os altos custos com a guarda de documentos.

Além disso, por meio dessas ferramentas, é possível facilitar a conformidade de escritórios de advocacia e órgãos jurídicos às leis e normas que regulam o setor.

Quer saber como tornar a gestão de documentos jurídicos mais eficaz? Continue a leitura e saiba quais são as medidas mais importantes para que isso aconteça.

 

Organizando para ter informações precisas e atualizadas

O principal ponto da gestão de documentos jurídicos é o uso de ferramentas como a Digitalização e o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) para que seja possível tornar partes de processos e de outros documentos localizáveis.

Transformando documentos físicos em digitais fica mais fácil encontrar, por exemplo, trechos importantes de um processo e até mesmo ter o controle de todas as alterações realizadas em cada arquivo.

Digitalizar documentos jurídicos é o primeiro passo para garantir o acesso à informação com segurança e tornar possível uma série de aprovações para facilitar o dia-a-dia nesse setor.

 

Garantindo a Segurança da Informação

É importante que documentos jurídicos tenham critérios de segurança para determinar o nível de acesso que cada arquivo terá, estabelecendo perfis para que cada documento seja acessado.

Outra excelente ferramenta para garantir ainda mais segurança para documentos é a Assinatura Digital, uma forma de certificar digitalmente para possibilitar a autenticidade das informações.

 

Redução no uso de papel

Outro grande problema encontrado na gestão de documentos jurídicos é a redução do uso de papel no escritório, diminuindo os gastos com material para impressão e contribuindo com uma opção sustentável para o meio ambiente.

Novamente, a digitalização e o gerenciamento eletrônico dos documentos se tornam indispensáveis para que seja possível visualizar todas as informações do acervo, sem que seja necessário papel e impressão para que isso aconteça.

Imagine o quanto de papel pode ser economizado e o quanto pode poupado de recursos financeiros?

 

Preservação física, lógica e intelectual de documentos

O propósito principal da migração do físico para o digital é preservar a integridade dos documentos digitais e assegurar que seja possível recuperá-los e usá-los de uma maneira mais efetiva por meio da transformação digital.

 

Transforme a forma como sua empresa lida com documentos

Na Soluarq, você conta com a ajuda de diversos especialistas para encontrar as ferramentas e tecnologias necessárias para solucionar os problemas da sua gestão de documentos.

Tudo pensando de forma personalizada e de acordo com as suas necessidades. Clique aqui e fale agora com um consultor.

Compartilhe

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Voltar para o Blog