De acordo com uma pesquisa recente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), a cada 12 segundos pelo menos um documento é perdido dentro das empresas brasileiras. 

Agora imagina a quantidade de documentos que podem ser perdidos durante um mês trazendo diversas consequências negativas e prejuízos para empresas de todos os portes.

O primeiro passo para acabar de vez com o extravio e perda de documentos no negócio é eliminar brechas que permitam que esses problemas aconteçam no âmbito empresarial.

Continue a leitura e descubra quais caminhos seguir e evitar os problemas gerados para sua gestão através da perda de documentos.

 

Digitalizar o ambiente empresarial

A digitalização de empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes, é um tema bastante urgente quando pensamos no poder da transformação digital no mundo empresarial.

Quanto mais rápido as empresas expandirem suas formas de gestão, aplicando métodos inteligentes para a gestão de documentos  e automação de processos, mais se destacarão no mercado.

Por meio da digitalização, seu negócio garante melhorias no fluxo de trabalho, facilidade na pesquisa por documentos, redução do espaço físico ocupado para armazenamento, além de evitar a perda de documentos.  

 

 Organizar documentos para evitar a fragmentação da informação  

Ainda, de acordo com a pesquisa da ABGD, profissionais de uma empresa podem perder até 2 horas por dia procurando documentos que foram perdidos.

Para se ter uma dimensão maior do quanto a perda de documentos é um problema sério para as empresas, durante todo o ano, sua equipe de profissionais perde um mês buscando dados e informações para o desempenho de atividades.

Criar a possibilidade para que todos os documentos de uma empresa estejam reunidos em um só lugar é o dever de todo gestor que queira otimizar a sua gestão de documentos.

Ferramentas como os sistemas ECM e GED, são ótimas alternativas para organizar os documentos do seu negócio por meio de uma coleta sistemática e inteligente das informações.

O uso desses sistemas por si só já criam diversas possibilidades para flexibilizar e agilizar os processos internos da sua empresa, criando um ambiente com um fluxo de trabalho dinâmico e focado.

 

Coloque sua empresa nos trilhos da transformação digital 

A perda de documentos é só um dos danos causados por uma má gestão de documentos.

Fazer investimentos para garantir a segurança e o acesso à informação dentro da sua empresa  é algo indispensável para gestores que querem garantir bons resultados nos próximos anos. 

A transformação digital já chegou e trouxe junto dela diversas soluções e ferramentas para transformar a forma como empresas lidam com documentos e informações.

O que antes demandava tempo, hoje pode ser realizado através de poucos cliques e com muito mais segurança.

Fale agora com um consultor Soluarq e conte com a ajuda de especialistas no assunto para colocar sua empresa nos trilhos da transformação digital.