A Gestão de Documentos é pauta recorrente no universo corporativo, especialmente nos últimos anos, com o advento de tecnologias, métodos e estratégias que impulsionam as empresas sem investimentos robustos demais. A organização do acervo (e agora, a digitalização das informações), proporcionam mais do que solidez para uma empresa. Quando as informações são exploradas de forma inteligente, tornam-se preciosas ferramentas para a tomada de decisão.

Infelizmente, muitas empresas ainda são resistentes à Gestão Documental. Com acervos em grande parte ainda físicos e sem um controle adequado, sofrem perdas constantes de tempo, informações e oportunidades de otimizar o dia a dia do negócio como um todo. Em alguma medida, a maior parte das empresas brasileiras já lida com documentos digitalizados, seja um recibo, um comprovante ou mesmo um boleto. Esse volume de documentos eletrônicos tende a crescer e é muito importante estabelecer esforços para a sua organização e guarda, bem como decidir sobre como tratar adequadamente o acervo físico.

Nesse sentido, entendemos que a GED – Gestão Eletrônica de Documentos é aplicável para empresas que possuem disposição e maturidade para integrá-la no negócio, sem que essa integração aconteça de forma incoerente com a realidade da rotina. Afinal, mudanças de processos envolvem também mudança de cultura, políticas e é necessário que os colaboradores disponham de treinamento. É importante, também, entender que a maturidade de uma empresa não depende de tamanho, porte ou tempo de mercado. Para explicar melhor sobre o assunto, trouxemos três níveis de maturidade empresarial para que você pense sobre qual deles condiz com a realidade do seu negócio atualmente.

Maturidade baixa: acervo documental essencialmente físico, ocupando grandes espaços. Pouca ou nenhuma estratégia de organização do fluxo de documentos e informações e grande ocorrência de extravio de documentos. Processos internos dependentes de informações inseridas em papel.

Maturidade média: empresa conta com alguma tecnologia para o compartilhamento e guarda de documentos (como as nuvens gratuitas e servidores internos), mas ainda não há controle de acesso ou uma preocupação com a segurança do fluxo de dados informações. Há esforços para desenvolver uma política interna de gestão documental, mas ainda não está em prática.

Maturidade alta: empresa tem grande preocupação com a gestão de documentos e conta com um setor dedicado ao controle do acervo. Tem objetivos de digitalizar as informações e já faz uso de tecnologias que garantem a segurança dos documentos que já estão digitalizados. Porém, ainda falta apostar em tecnologias mais robustas ou contar com a ajuda de uma empresa especializada na organização dos documentos.