Um cenário de pandemia completamente inesperado forçou as empresas a acelerarem um processo que já se mostrava uma tendência, mas ainda encontrava muita resistência principalmente por parte dos líderes das empresas: o trabalho remoto! Com a necessidade de isolamento físico, a única alternativa que muitas empresas tiveram de continuar operando é o home office. E ela se mostrou muito interessante, tanto do ponto de vista do aumento de produtividade, quanto da redução de custos de operação.

Esses benefícios também apontam uma tendência de que, mesmo depois que a pandemia passar, as empresas continuem optando por operar em home office ou em um modelo híbrido de funcionamento. Embora o novo regime ofereça vantagens, é preciso adotá-lo com cautela, especialmente no que diz respeito à segurança e proteção dos dados e informações.

Atenção à LGPD

A Nova Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em agosto de 2020 e tem como objetivo garantir que as empresas adotem estratégias e práticas eficientes para proteger os dados dos clientes. Com a transformação digital em plena aceleração, é preciso que a migração dos processos e documentos para o digital venham acompanhadas de total segurança contra extravio ou vazamento de informações. Em tecnologia, a segurança da informação deve acompanhar cada nova solução que surge para facilitar a vida da sociedade como um todo. Afinal, de que adianta pagar as contas no conforto de sua residência, se o risco de ser roubado é maior do que se você for ao banco?

Como garantir que as empresas funcionem de forma segura em home office?

O primeiro passo é definir as estratégias de segurança. O segundo: treinar a equipe para cumprir os protocolos à distância. A partir daí, é muito importante conscientizar os colaboradores sobre a importância de obedecer a algumas regras de segurança, mesmo estando em casa. Esclareça as penalidades que a empresa pode sofrer ou as consequências que as falhas na segurança dos dados podem trazer. Confira alguns pontos que merecem atenção:

• O local de trabalho em casa deve oferecer condições mínimas de armazenar documentos físicos ou digitais com chave de segurança (física ou digital);
• É preciso controlar o acesso ao ambiente de trabalho;
• Caso algum documento seja levado da empresa, é preciso garantir que o deslocamento seja seguro;
• É preciso manter um relatório de acesso aos documentos que saem e retornam à empresa (e das pessoas que os levam);
• A rede da empresa deve ser acessada à distância por meio de uma comunicação criptografada, usando múltiplo fator de autenticação;
• Antivírus e outros softwares de segurança devem ser específicos e garantir mais segurança do que os convencionais;
• Colaboradores devem colocar senha de acesso em seus dispositivos que usam para trabalhar (smartphones, notebooks, tablets e outros);
• Digitalizar o acervo de documentos para evitar o transporte de informações em formato físico.

Essas e outras estratégias devem ser aplicadas e seguidas com rigor para garantir que as empresas continuem operando à distância, sem prejuízo da segurança dos dados dos clientes. É certo que toda adaptação enfrenta desafios. O home office dá mais autonomia e privacidade aos colaboradores, de modo que nem sempre é fácil ter certeza de que cumprirão as regras de segurança com todo o rigor que o fariam in loco.

Porém, tudo isso depende da cultura e das políticas da empresa, e a obediência às normas precisa estar alinhada com as necessidades da empresa (no cumprimento à LGPD) e às demandas dos clientes. Por essa razão, a chave do bom cumprimento das normas se encontra sempre na conscientização constante e em um treinamento adequado, transparente e honesto sobre a necessidade de se levar a sério cada prática que possa garantir mais segurança. Com o tempo, a equipe passará a se acostumar aos novos processos!