Certamente, não é novidade para você que, na incessante busca por eficiência e praticidade, a digitalização de documentos surge como uma solução estratégica e inovadora.
Essa prática não apenas otimiza processos e reduz custos, mas também garante a segurança da informação e preserva acervos que, muitas vezes, possuem valor inestimável.
Neste tema, uma dúvida central e que recebemos com bastante frequência é:
A digitalização a partir do microfilme possui validade legal?
Uma zona cinzenta, que exige atenção.
Embora a Lei nº 5.433/1968 e o Decreto nº 1.799/1996 regulamentem a microfilmagem, concedendo valor legal às cópias, a digitalização do microfilme é apenas uma reprodução da cópia, não o original.
A validade legal da digitalização depende de uma série de fatores, principalmente da tabela de temporalidade.
Recomendamos que você consulte a tabelapara verificar o prazo de guarda do microfilme original.
⚠️Atenção à qualidade
Não podemos deixar de alertar que a validade legal e a confiabilidade da microfilmagem estão intrinsecamente vinculadas à qualidade e competência da empresa executora do processo.
O Decreto Regulamentador exige que a empresa dedicada à microfilmagem entregue um documento de garantia, que é uma forma de proteção tanto para o cliente quanto para os responsáveis por esse processo.
Assim, caso opte por esta técnica, lembre-se de buscar uma organização que apresente expertise e comprove a observância dos mais elevados padrões técnicos e de qualidade.
Quais são as vantagens da digitalização a partir do microfilme?
Embora a digitalização, em si, não tenha o valor legal atribuído à microfilmagem, traz uma série de vantagens.
Acessibilidade:
são poucas as empresas que contam com equipamentos aptos à leitura de microfilmes. Isso porque é uma técnica que já não é mais usualmente utilizada, portanto a digitalização facilita o acesso aos documentos armazenados desta forma.
Segurança da informação:
A digitalização a partir do microfilme funciona como uma série de “fotografias” dos documentos nele armazenados. Desta forma, a possibilidade de adulteração é praticamente nula. Além disso, uma empresa confiável adota as melhores práticas de segurança da informação, assegurando a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos documentos em todas as etapas do processo de digitalização.
Economia de espaço:
A digitalização possibilita uma significativa redução no espaço físico ocupado pelos documentos, otimizando a organização e o arquivamento e liberando espaço para outros fins. Apesar de alguns microfilmes não poderem ser descartados, em razão da tabela de temporalidade, durante o processo todos serão analisados, portanto uma parte pode deixar de existir neste formato.
Agilidade na busca:
Documentos digitais podem ser muito mais facilmente localizados e acessados por meio de sistemas de gestão documental, agilizando processos, consultas e, consequentemente, a tomada de decisões estratégicas e eficientes.
Integração facilitada:
As cópias digitais podem ser compartilhadas com diferentes pessoas e departamentos, facilitando a colaboração, o trabalho em equipe e o acesso à informação.
Sustentabilidade:
A digitalização contribui para a preservação do meio ambiente, reduzindo o uso de papel e otimizando o consumo de recursos, resultando, também, em economia.
Digitalização segura e confiável de microfilmes
A Soluarqé a parceira ideal para empresas e profissionais que desejam digitalizar seus documentos com segurança, qualidade e confiabilidade.
Agende uma consulta gratuita e descubra como podemos contribuir para a otimização de seus processos, a preservação de seu patrimônio e o fortalecimento de seu negócio.
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Sou Claudete Aurora, apaixonada em solucionar problemas e ajudar as organizações com a difícil tarefa de realizar a transformação digital e fazer sua gestão documental em compliance. Palestrante, consultora e mestre em Ciências da informação pela PUC – Campinas, MBA Segurança da informação-FIAP e bacharel em biblioteconomia – FESPSP.
