Que a transformação digital está mudando a maneira como empresas gerenciam seus documentos, é fato. A questão que trazemos hoje é que, com a digitalização, os negócios não apenas modernizam suas operações, mas também enfrentam questões importantes sobre a gestão dos antigos documentos físicos. Diante disso, uma das perguntas mais comuns é:
Depois de digitalizar, posso eliminar os documentos físicos?
O Artigo 9º do Decreto da Nova Lei de Digitalização é fundamental para responder a essa dúvida, e aqui vamos explorar o que ele significa para a sua empresa.
A lei estabelece que a eliminação de documentos físicos após a digitalização é permitida, desde que certas condições sejam atendidas.
Primeiramente, a digitalização deve ser feita de maneira que assegure a autenticidade e integridade dos documentos, o que implica em uma série de responsabilidades para a empresa. Não se trata apenas de digitalizar, mas de garantir que o arquivo digital seja uma representação fiel do original. Isso exige tecnologia de ponta e processos bem definidos, a fim de evitar riscos legais ou perda de informações.
Uma vez que os documentos físicos tenham sido digitalizados adequadamente, surge a questão da eliminação desses arquivos. Para proceder com segurança e conformidade, é fundamental que as empresas entendam que essa decisão deve ser embasada em uma série de considerações…
Existe um tempo de retenção recomendado para diferentes tipos de documentos, por exemplo:
- Contratos e documentos societários: devem ser mantidos por pelo menos 5 anos após o término da validade.
- Documentos fiscais e contábeis: a legislação exige a retenção por 5 a 10 anos, dependendo do tipo de registro.
- Registros trabalhistas: devem ser guardados por 20 anos, considerando o prazo de prescrição de ações trabalhistas.
- Laudos médicos e exames: recomendados para retenção de 5 a 10 anos, dependendo da legislação e da natureza do exame.
Quanto aos aos passos necessários para a eliminação dos documentos físicos:
- Qualidade da digitalização
Como mencionado anteriormente, antes de considerar a eliminação, a empresa deve assegurar que os documentos digitais estejam completos e sem falhas. A digitalização deve ser realizada com equipamentos adequados que garantam a nitidez e a legibilidade dos documentos.
- Conformidade com normas legais
A empresa deve garantir que a digitalização esteja em conformidade com as exigências legais, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso envolve não apenas o cuidado com a privacidade, mas também a segurança dos dados digitais.
- Descarte seguro
Após a confirmação da digitalização, a eliminação dos documentos físicos deve ser feita de maneira segura e responsável, evitando a exposição de informações sensíveis.
- Documentação e auditoria
É importante documentar cada passo do processo de digitalização e eliminação. Auditorias regulares garantem que os processos estão sendo seguidos corretamente e que a empresa permanece em conformidade.
E quais são os benefícios da eliminação de documentos físicos?
Em primeiro lugar, a redução de custos é um fator crucial, uma vez que eliminar papeis e digitalizar os documentos contribui para diminuir despesas relacionadas ao armazenamento e à gestão de arquivos.
Além disso, a eficiência operacional aumenta, pois o acesso à informação digital é mais rápido e melhora a produtividade da equipe.
A segurança também é aprimorada, já que documentos digitais podem ser protegidos contra perdas, extravios e acessos não autorizados.
Por fim, essa prática apoia a sustentabilidade, reduzindo o uso de papel e alinhando a empresa às expectativas sociais atuais.
Conclusão
A digitalização é um passo essencial para qualquer empresa que queira se modernizar, e a eliminação dos documentos físicos, quando feita com responsabilidade, traz uma série de benefícios. O Artigo 9º do Decreto da Nova Lei de Digitalização oferece um caminho claro para que as empresas possam navegar por essa transição, garantindo a conformidade legal e a proteção de dados.
Se você está pronto para dar esse passo e transformar sua gestão documental, a Soluarq está aqui para auxiliar em cada etapa do processo.
Vamos juntos abraçar a era digital?
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