Imagine o seguinte cenário: uma auditoria inesperada acontece na sua empresa, e, ao procurar por documentos essenciais, você percebe que prazos de armazenamento não foram respeitados.
Parece um cenário improvável, mas, para muitas empresas, isso é uma realidade silenciosa até que os problemas apareçam. Cumprir as exigências legais relacionadas à temporalidade de documentos não é apenas uma obrigação, é uma necessidade estratégica para garantir segurança, eficiência e, claro, evitar multas.
Neste artigo, vamos explorar como a falta de atenção a esses prazos pode impactar sua empresa e como você pode transformar a gestão documental em uma aliada diante da conformidade e organização.
O que é temporalidade documental?
A temporalidade de documentos refere-se ao período pelo qual um documento precisa ser mantido em arquivo, seja físico ou digital, para atender a exigências legais, fiscais ou administrativas. Esse período varia de acordo com a natureza do documento, como contratos, notas fiscais, prontuários ou relatórios financeiros.
Por exemplo:
Notas fiscais: devem ser guardadas por 5 anos, conforme determinação da Receita Federal.
Registros trabalhistas: precisam ser mantidos por até 30 anos para cumprir obrigações do direito trabalhista.
O não cumprimento desses prazos pode levar a situações como autuações fiscais ou falta de provas em processos judiciais.
Quais os riscos de não cumprir essas exigências?
A má gestão de documentos é um problema recorrente em empresas que ainda lidam com arquivos desorganizados, dispersos ou armazenados em locais de difícil acesso. Isso pode gerar:
- Multas e penalidades: fiscalizações podem identificar documentos fora do prazo de guarda ou inacessíveis.
- Perda de credibilidade: uma empresa que não atende normas legais perde a confiança de clientes, parceiros e investidores.
- Riscos operacionais: a falta de registros organizados impacta diretamente a tomada de decisões e a resolução de disputas jurídicas.
Como garantir o cumprimento da temporalidade documental?
Adotar processos eficientes de gestão documental é essencial para proteger sua empresa. Aqui estão algumas boas práticas:
Identificação e classificação de documentos: Cada tipo de documento deve ser identificado e classificado conforme sua finalidade e prazo de retenção. Um plano de classificação ajuda a entender quais arquivos devem ser mantidos e por quanto tempo.
Criação de uma tabela de temporalidade: Essa ferramenta organiza os documentos por categoria, indicando prazos e justificativas legais para a manutenção ou descarte.
Automatização do processo: Sistemas de gestão documental modernos permitem o monitoramento de prazos e oferecem alertas para a eliminação ou arquivamento de documentos.
Digitalização e indexação: Arquivos físicos podem ser digitalizados, garantindo maior segurança e acessibilidade. A indexação permite localizar rapidamente o documento certo, economizando tempo e evitando erros.
Como o BPO Documental pode ajudar?
O Business Process Outsourcing (BPO) é uma solução prática e estratégica para empresas que desejam garantir conformidade legal sem sobrecarregar sua equipe interna.
Por meio de serviços especializados, o BPO documental realiza o levantamento e a classificação dos documentos da empresa, garante que os arquivos estejam armazenados de forma segura e acessível, monitora os prazos de guarda para evitar penalidades, implementa tecnologias avançadas para automatizar e digitalizar o gerenciamento de documentos.
Conclusão
Ao adotar um sistema de gestão documental moderno, além de atender todas as exigências relacionadas à temporalidade, sua empresa também garante uma economia significativa de tempo, recursos e custos, segurança de dados: preserve a integridade e confidencialidade das informações e mais eficiência na tomada de decisões.
Garantir o cumprimento das exigências legais sobre a temporalidade de documentos é mais do que uma obrigação; é uma forma de proteger o futuro da sua empresa. Ferramentas digitais e serviços como o BPO documental podem transformar a forma como sua organização lida com arquivos, eliminar riscos e colocá-lo um passo à frente.
