Você sabia que a governança e a gestão documental, apesar de parecerem semelhantes, desempenham papeis distintos?
Em um cenário empresarial cada vez mais digital, saber lidar com informações e documentos tornou-se essencial para garantir a eficiência, agilidade e a segurança dos dados.
Mas qual é a diferença entre governança documental e gestão documental? Ou melhor: Como elas estão relacionadas e como essas duas práticas podem transformar o fluxo de trabalho da sua empresa?
Vamos começar pela GESTÃO DOCUMENTAL:
Imagine a rotina de uma empresa moderna, onde centenas de documentos são gerados diariamente (contratos, relatórios, arquivos financeiros)…
A gestão documental entra aqui como a prática de organizar, armazenar, buscar e acessar esses documentos de forma eficiente e estruturada. Ela é o braço operacional da sua estratégia de documentos, garantindo que tudo esteja em seu devido lugar e acessível quando necessário. Isso significa que, se você pensou em palavras como “eficiência”, “agilidade” e “controle”, está no caminho certo.
Mas a gestão sozinha não garante que sua empresa esteja protegida ou em conformidade com as normas e leis vigentes…
E é aqui que entra a GOVERNANÇA DOCUMENTAL:
Pense nela como o cérebro por trás de tudo, pois a governança define as diretrizes, políticas e processos que regem como os documentos devem ser tratados, garantindo conformidade legal e minimizando qualquer tipo de risco.
Ela é quem dita as regras do jogo: quem pode acessar certos documentos, por quanto tempo eles devem ser mantidos, e como devem ser descartados de maneira segura.
Agora, como essas duas áreas se conectam?
Simples: enquanto a gestão garante que seu time tenha as ferramentas para trabalhar com eficiência, a governança assegura que essa eficiência esteja sempre alinhada com a segurança, as leis e os padrões de conformidade. Juntas, elas criam uma base sólida para a transformação digital da sua empresa.
Imagine uma empresa que não tem políticas claras de governança: documentos perdidos, informações sensíveis acessadas por pessoas erradas, e um caos total na hora de fazer auditorias ou cumprir com regulações como a LGPD… Sem uma governança robusta, a gestão documental, por mais eficiente que seja, acaba sendo uma bomba-relógio prestes a explodir.
Por outro lado, uma empresa que alinha as duas coisas consegue transformar dados em vantagem competitiva.
Com a digitalização e automação de processos, somadas à segurança garantida pela governança, sua empresa flui melhor, ganha agilidade e ainda reduz custos operacionais.
Agora, a pergunta que você deve se fazer é: sua empresa já está utilizando essas duas práticas de forma integrada? Se não, talvez seja hora de repensar sua estratégia documental e colocar sua empresa no caminho da inovação inteligente!
