A transformação digital se intensificou muito em 2021 e a tendência é que esse processo continue absorvendo tanto o mundo dos negócios como a vida das pessoas de um modo geral. A tecnologia propõe sempre uma forma diferente de se fazer as coisas do dia a dia – mesmo que mínimas. Cada uma dessas mudanças representa parte de um todo praticamente imensurável, um fluxo de transformações que muda a linguagem, a vida social, a cultura, a forma de viver, de fazer negócios e de ganhar dinheiro.

A inserção das tecnologias na vida da sociedade tem esse papel ao longo de toda a História. Porém, cabe dar enfoque ao nosso momento atual: de Revolução Industrial Digital, tecnológica, a Era dos Dados ou como mais puder ser chamada. A verdade é que o mundo físico e alguns de seus processos e objetos perdem, pouco a pouco, espaço para dinâmicas digitalizadas, em tempo real e com capacidade potencializada pelos robôs, softwares, sistemas eletrônicos e outros.

A Gestão de Documentos

A adoção de tecnologias nas empresas não acontece de uma hora para outra. Trata-se de um longo processo e os empresários precisam estar atentos para o que há de novo, ponderando sobre o momento certo de implementar soluções tecnológicas e levando em consideração o que é preciso para fazê-lo. No caso da Gestão de Documentos, podemos enquadrá-la como um dos passos essenciais para pensar em sistemas integrados, soluções tecnológicas e processos automatizados. Isso acontece por um motivo simples: tecnologias dificilmente se relacionam com dados e documentos que estão desorganizados em um acervo que é composto principalmente de documentos físicos. O documento em papel atualmente representa a perda de muitas oportunidades e é muito difícil discutir com esse fato.

A Gestão de Documentos propõe, como uma das etapas, a digitalização das informações. Em ambiente digital, o contexto muda e é possível trabalhar esses documentos de formas mais proveitosas, precisas e seguras. Para chegar à digitalização, uma equipe especializada deve organizar, classificar, estabelecer estratégias de rastreio dos documentos, digitalizá-los e inseri-los em uma nuvem ou servidos para que possam estar disponíveis à empresa sempre que necessário. Empresas-referência em Gestão e Governança Documental como a Soluarq disponibilizam uma plataforma inteligente de busca para otimizar o processo.

É importante compreender que, independente do tamanho da empresa, o volume de documentos envolvidos em sua rotina é sempre muito maior do que os colaboradores podem lidar. A troca de informações é muito rápida e absorver essa enorme quantidade de dados é completamente inviável para qualquer ser humano. Assim, a Inteligência Artificial se mostra como mais uma solução que se pode integrar à Gestão Eletrônica de Documentos.

Como a IA se relaciona à GED?

A Inteligência Artificial a serviço da Gestão de Documentos promete trazer um avanço sem precedentes para o setor. Quando integrada à Gestão de Documentos, a Inteligência Artificial funciona por meio de robôs que fariam a análise completa de todos os dados e informações manejados, ocupando o lugar de um analista documental com mais precisão, velocidade e segurança. A integração dos robôs no processo de Gestão de Documentos ainda não foi feita de modo completo, mas já existem bases tecnológicas para que, em um futuro muito próximo, isso aconteça de forma gradual e muito eficiente. A ideia é robotizar ao máximo possível as etapas do processo de Gestão de Documentos, permitindo que todas as informações do acervo sejam processadas e a elas dado o destino certo, desde o armazenamento até o descarte seguro. Além disso, a análise completa dos dados fornece condições melhores para estratégias de planejamento, crescimento e competitividade que não são fáceis de se acompanhar.

A Gestão Eletrônica de Documentos faz parte desse processo de transformação digital que não se alcança rapidamente e sem uma preparação gradual da empresa. Políticas, cultura e treinamentos devem ser considerados para que todo o time consiga assimilar as mudanças e pensar de forma cada vez mais voltada para a tecnologia e para o desempenho de funções estratégicas. Com a Soluarq, a sua empresa se prepara para implementar novas tecnologias e abraçar as oportunidades que o mercado digital já oferece.