Como todo negócio, um condomínio possui diversos documentos como boletos, comprovantes de pagamentos, cartas, contratos de trabalho e diversos outros assuntos trabalhistas, contábeis e de prestação de serviços.

Além disso, ainda existem as atas das reuniões de condomínio que contêm decisões tomadas e discutidas com os demais condôminos. Ou seja, muita papelada para ser documentada, já que esses são registros legais que devem ser apresentados caso algum órgão os exija.

Foi pensando nisso que o tema de hoje é sobre a importância da gestão documental em condomínios e quais as melhores formas de fazer isso de maneira organizada e segura.

Continue a leitura e fique por dentro!

 

A importância da gestão documental em condomínios

 

Manter toda a documentação organizada e de fácil acesso é um dos grandes desafios da administração de um condomínio devido ao grande volume de documentos que são criados e recebidos mensalmente.

São documentos que comprovam vínculo, manutenção ou dispensa trabalhista, recibos de pagamentos, livros de atas das reuniões, orçamentos, contratos de obras e serviços etc. Todas essas informações são importantes para que a administração do condomínio seja resguardada legalmente.

Um exemplo prático é quando alguns órgãos requisitam documentos importantes para uma determinada ação judicial que demanda provas documentais físicas. Se o arquivo estiver desorganizado e com difícil acesso, como esses documentos serão encontrados no prazo estipulado?

Porém, a gestão documental de condomínios não necessita apenas da guarda, mas também da organização e da melhor conservação para que esses documentos fiquem seguros e possuam fácil acesso quando necessário.

Por isso, separamos algumas dicas que podem ajudar no processo de guarda, organização e tratamento de documentos importantes para a administração de condomínios. Confira:

1 – Separe os documentos por categorias

Boletos, recibos de pagamentos, contratos de trabalho etc. Essa divisão facilita o encontro de registros de forma rápida quando for necessário. Outra dica é utilizar marcadores para sinalizar papeladas sigilosas ou que possuem maior relevância.

Também consulte os setores jurídico e financeiro para saber quais documentos pertencem a quais categorias. Isso vai ajudar a organizar de forma ainda mais eficaz e prática.

 

2 – Digitalize os documentos

Já falamos aqui no blog sobre os benefícios de eliminar o uso de papel e como esse processo pode melhorar a gestão documental do seu negócio.

Essa prática, além de garantir a segurança e a melhor conservação de documentos, também impede a perda dessas informações, já que permite que esses arquivos sejam armazenados em nuvem de forma mais segura.

 

3 – Mantenha os documentos em local seguro

Sejam arquivos físicos ou digitais, esses documentos devem ser armazenados em locais seguros para que não sofram danos, nem sejam perdidos ou acessados por pessoas não autorizadas.

Para os documentos digitalizados existe o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED), uma forma de garantir o acesso pleno aos documentos, às informações necessárias para tomada de decisões e a garantia de direitos e deveres.
Já os documentos físicos necessitam de espaço arejado e longe do sol e das ações da chuva, uma das grandes inimigas de qualquer papel.

 

Viu só como uma boa gestão documental pode facilitar e muito o trabalho de síndicos e administradoras de condomínios?

Assim como empresas, os condomínios também são negócios que possuem direitos e deveres que exigem comprovação legal de suas ações. E é por meio dos documentos que tudo isso é resguardado.

Por isso contar com uma gestão documental para condomínios que organize, conserve e torne os documentos mais seguros é algo de extrema importância para esse tipo de negócio.

Com a Soluarq você conta com uma empresa há mais de 15 anos no mercado, com profissionais qualificados e experientes que proporcionam soluções ideias e sob medida para otimizar o processo de gestão documental do seu negócio.

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