Quando uma empresa entende a necessidade de organizar e digitalizar o acervo documental e faz a contratação de outra empresa especializada para o serviço, espera que a organização, o rastreio, a digitalização e o descarte seguro dos documentos tragam benefícios a longo prazo, não só no sentido de inserir o dia a dia do negócio em um contexto mais dinâmico e mais voltado para o digital, mas também com vistas a outros benefícios: reduzir o impacto ambiental, acelerar processos, ganhar tempo e produtividade, otimizar o trabalho e o tempo dos colaboradores e muitos outros. Sempre se espera sentir o retorno do investimento feito primeiramente na melhoria da rotina da equipe (já no curto prazo) e dos recursos financeiros economizados no médio e longo prazo.

Porém, o que temos observado é que nem sempre isso acontece. Por mais que as práticas de gestão documental sempre tragam vantagens para qualquer empresa, é preciso garantir que o serviço atinja todo o seu potencial: que permita que as informações digitalizadas conversem com os sistemas de gestão e softwares que a empresa já possui, que a equipe se conscientize das novas propostas trazidas pela gestão dos documentos, que a alta direção se envolva e se comprometa a aplicar constantemente as novas práticas recomendadas e que todo o processo pelo qual o documento passa para se transformar não se encerre apenas em poucas mudanças.

Quando a Governança Documental entra em cena

A Soluarq é uma empresa que acredita que o potencial da informação organizada, rastreada e segura é muito grande. Por essa razão, a empresa traça uma proposta de serviço que vai além das práticas propriamente ditas de gestão de documentos e abrange os princípios de Governança Corporativa. Nesse novo contexto, a gestão de documentos (ou gestão documental) torna-se um subconjunto da Governança Corporativa. E o que isso muda, na realidade? Que todo o trabalho de gestão de documentos deve ser centrado nos objetivos da empresa, focados em resultados reais e alinhados com as demandas que fizeram a direção buscar um serviço de gestão de documentos. Como a Governança Corporativa afeta o funcionamento da empresa como um todo e otimizando o seu gerenciamento, quando aplicamos os seus princípios à gestão de documentos, temos a Governança Documental.

Por que a Governança Documental vai além da Gestão Documental?

Um serviço de gestão de documentos que consiste na aplicação das práticas sem considerar um planejamento voltado para resultados não provê o melhor aproveitamento possível e representa um investimento medianamente interessante. Considerando o processo de transformação digital pelo qual o mercado vem passando, todas as soluções tecnológicas que são aplicadas no negócio devem se integrar ao máximo possível e tudo isso deve ser feito com a máxima segurança. Assim sendo, é preciso considerar políticas de preservação de longo prazo para garantir a integridade e a acessibilidade dos documentos digitalizados em Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis.

A Governança Documental se difere da gestão documental propriamente dita porque representa muito mais um programa organizacional e não apenas como um projeto a ser aplicado. Enquanto programa organizacional, a Governança Documental considera a guarda adequada dos documentos a longo prazo, a continuidade do seu descarte seguro e do aproveitamento dos benefícios que esse programa propõe trazer. Mas, para que isso aconteça, também é necessário que toda a empresa se volte para abraçar as mudanças que devem ser aplicadas no dia a dia, nas novas políticas e até mesmo na cultura da empresa, que inevitavelmente terá seus processos impactados com vistas a uma melhoria contínua e à inserção cada vez mais profunda na transformação digital.