Como a gestão documental pode melhorar seu RH?

Voltar para o Blog

Grande parte dos arquivos de uma empresa são gerados pelo setor de recursos humanos. São informações de colaboradores, processos seletivos, contratos de trabalho, processos judiciais, demissões e uma série de outros documentos importantes para a empresa.

A questão é como esses arquivos devem ser guardados com segurança e com acesso ágil ao RH?

Os tempos mudaram e as tecnologias também. Atualmente existem diversos sistemas informatizados que facilitam a gestão documental de empresas. E aqui, falaremos sobre como essas novas ferramentas podem dar um salto de desempenho nos processos de RH do seu negócio.

 

Digitalização e automação na gestão de documentos em RH

 

Apesar de grande parte das empresas ainda realizarem a gestão documental de forma manual com arquivos em modelos físicos, existem outras soluções tecnológicas como a digitalização e automação que ressignificam o lidar com o grande volume de papéis e o pouco espaço físico para armazená-los.

O objetivo principal dessas ferramentas no setor de recursos humanos é facilitar o processo de guarda e tratamento desse grande volume de papéis, tornando tudo muito mais prático, seguro e organizado.

 

RH e os problemas enfrentados

 

A má gestão de documentos na área de recursos humanos pode prejudicar muito a eficiência do setor dentro da empresa, virando uma “bola de neve” e dificultando ainda mais a resolução do problema.

Foi pensando nisso que separamos os principais problemas do RH da sua empresa que podem ser sanados por uma gestão documental eficiente. São eles:

 

  • Falta de segurança

A segurança e o sigilo de documentos contendo informações importantes e pessoais devem ser prioridades em qualquer gestão de documentos. Isso é resguardado pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o armazenamento incorreto dessas informações pode gerar multas e sanções estabelecidas pela legislação.

O processo de digitalização faz com que haja mais segurança no tratamento desses documentos. Além disso, os gerenciadores eletrônicos regularizam o acesso a essas informações para somente pessoas autorizadas.

 

  • Dificuldade de acesso

O grande volume de documentos quando armazenado de forma desorganizada gera dificuldade de acesso a informações importantes quando necessário.

Quando a guarda é feita manualmente, esse processo de busca por documentos pode ser ainda mais demorado, tomando tempo de trabalho e fazendo com que a produtividade caia.

A digitalização em conjunto com softwares permite que esses documentos sejam acessados apenas a um clique diretamente do computador do colaborador autorizado. Assim, não é necessário mais perder uma grande quantidade de tempo buscando informações.

 

  • Perda de documentos

A má circulação de documentos entre as áreas da empresa é outro problema enfrentado pelo setor de recursos humanos.

Isso faz com que muitos arquivos se percam em meio ao grande fluxo de papéis transitando em diversas áreas da empresa.

Uma solução é um software de gestão documental que facilita o compartilhamento de informações evitando a circulação de arquivos físicos e diminuindo as chances de perda.

Outro ponto importante é o backup desses arquivos em nuvem para que estejam seguros de possíveis danos nos computadores da empresa.

Como implementar uma gestão documental eficiente no RH?

A implementação de uma gestão documental eficiente é um processo fácil e rápido, mas que exige atenção e cuidado para que seja feita da maneira correta.

O primeiro passo é a digitalização dos documentos para facilitar o acesso e reduzir a necessidade de espaço físico para guarda. Além disso, a digitalização permite o backup de arquivos em nuvem para melhor proteção.

Outro passo é implementar um sistema de gestão de documentos (GED) para melhorar o processo de tratamento, guarda e organização dessas informações digitalizadas. É a partir daí que o acesso é facilitado, mas também controlado para evitar ações de hackers e proteger suas informações.

Para que tudo isso seja feito de forma segura e organizada é recomendável a terceirização da gestão de documentos da sua empresa para garantir o aproveitamento máximo dos benefícios de uma boa gestão documental e garantir que seu investimento seja realmente aproveitado.

A Soluarq, há mais de 15 anos, traz soluções integradas de gestão documental com profissionais especializados em processos documentais e informacionais.

Entre em contato com nossos consultores para transformar a gestão documental na sua empresa.

Compartilhe

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Voltar para o Blog