Cortar custos de uma empresa é um processo que exige cautela para que não aconteçam futuros efeitos negativos na rotina organizacional. Deve-se analisar corretamente quais são os setores que mais precisam de atenção e quais podem passar por mudanças a fim de diminuir o orçamento.

Como a rotina dentro das empresas costuma ser intensa, muitos processos são realizados no modo automático e métodos antigos e pouco modernos continuam sendo utilizados sem que seja percebido.

Alguns desses procedimentos são os da gestão documental, ramo responsável pela administração e tratamento de documentos de um negócio, que atualmente se transformou e conta com métodos mais modernos e tecnológicos.

O que muitos gestores não percebem é o quanto é possível gerar de economia de tempo e dinheiro através de mudanças na forma como documentos são produzidos, tratados e armazenados dentro das empresas.

Foi pensando nisso que separamos 4 motivos para investir na gestão de documentos da sua empresa. Continue a leitura e saiba como cortar custa e economiza tempo e dinheiro:

 

1 – Menos tempo, mais produtividade

 

É comum em empresas que não possuem uma gestão documental eficiente, colaboradores perderem horas de trabalho em busca de documentos organizados de forma errada.

Com uma gestão de documentos efetiva, os papéis podem ser localizados em questão de poucos minutos e quando digitalizados esse tempo fica a um clique de distância.

Poupando esse tempo, seus colaboradores ganham mais horas para poder focar em atividades que demandam concentração e expertise. A empresa ganha com a facilidade de encontrar documentos importantes e os colaboradores também ganham por não perderem horas em busca de informações.

 

2 – Menos papel, mais economia

 

Já pensou o quanto é gasto com papel e impressão na sua empresa? Com a digitalização de documentos esses gastos são reduzidos consideravelmente podendo chegar a zero.

A digitalização é uma das tarefas que engloba a gestão de documentos com o intuito de cortar gastos, facilitar na organização de documentos e acelerar processos.

De acordo com uma reportagem do UOL Economia, uma empresa pode economizar entre 30% e 40% do seu orçamento ao parar de usar papéis e preencher planilhas manualmente.

Essa economia pode ser gerada por mudanças promovidas a partir de adequações mais tecnológicas e eficientes da gestão de documentos do seu negócio.

 

3 – Menos caixas, mais espaço

 

O acúmulo de caixas com o objetivo de armazenar documentos dentro de empresas é um costume ultrapassado que demanda muito espaço e pode custar muito caro ao seu negócio.

E existem duas opções que podem ajudar na solução desse problema:

• A digitalização permite com que documentos sejam armazenados no ambiente eletrônico, evitando a necessidade de espaço físico e facilitando a localização.
• Já o serviço de guarda de documentos é uma opção para guardar os papéis de uma empresa em local próprio para a conservação e organização.

Ambas as opções, além de serem mais econômicas, também permite que seja criado mais espaço para que empresas possam crescer e gerar mais resultados.

 

4 – Mais sustentabilidade

 

Já escrevemos aqui no blog sobre as vantagens de ser uma empresa sustentável e a necessidade de acompanhar as transformações na sociedade reduzindo os impactos provocados ao meio ambiente.

A gestão documental quando feita da maneira correta, possibilita a inserção de uma cultura sustentável dentro das empresas.

Essa cultura inclui desde a redução do uso de papel até o descarte correto de documentos que não serão mais utilizados.

Todo esse processo, além de gerar valor para a sua marca, também facilita procedimentos e melhora a qualidade de vida no ambiente de trabalho.

 

Vimos o quanto a gestão de documentos pode trazer benefícios para o seu negócio e aprimorar processos para gerar cada vez mais resultados.

Por mais que possa parecer um procedimento simples, o tratamento e armazenado de documentos é uma tarefa por vezes complexa que exige o conhecimento de profissionais competentes para que não surjam problemas no futuro.

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