Os documentos fiscais são indispensáveis para que empresas tenham um bom desenvolvimento aliando segurança e informação.

Porém, fazer a gestão desses documentos pode se tornar um grande desafio para gestores, já que o grande volume de papéis pode tornar o processo complicado e cheio de dificuldades.

Pensando nisso, separamos algumas coisas que atrapalham uma boa gestão de documentos fiscais para que sua empresa possa eliminar de vez esses erros.

Continue a leitura e saiba o que deve ser mudado:

 

1 – Não manter uma política de armazenamento de documentos fiscais

Esse é um dos grandes motivos que impedem que o gerenciamento de registros fiscais seja bem-sucedido.

Grande parte das empresas não criam uma política de armazenamento desses documentos recebidos, fazendo com que não ocorra o controle adequado.

Por meio da elaboração de uma política de armazenamento é possível deixar o seu negócio mais protegido contra fraudes, além de prepará-lo para as futuras fiscalizações.

 

2 – Perder o controle das entradas e saídas

Você conhece o bastante todas as despesas e receitas do seu negócio?

Esse é outro motivo que dificulta a existência de uma boa gestão de documentos fiscais em diversas empresas.

 

É através do controle das entradas e saídas que é possível ter uma maior noção da saúde financeira e quais cuidados uma empresa está precisando.

Sempre verifique a autenticidade das notas para evitar que pagamentos indevidos sejam realizados e perdas financeiras efetuadas.

Verifique também todas as entradas e saídas com muito cuidado, dando atenção especial à validade desses documentos durante as entradas.

 

3 – Armazenamento sem classificação e padronização

Já tentou localizar um documento e teve dificuldade para encontrá-lo?

A nomeação de documentos feita de forma padronizada é uma mão na roda para localizar arquivos e informações quando necessário.

Cada empresa deve fazer sua padronização de acordo com as suas necessidades, como por exemplo, realizar a nomeação por nome do cliente ou até mesmo datas de emissão e recebimentos.

 

4 – Manter tarefas burocráticas no dia a dia da empresa

Com a ajuda da Inteligência Artificial é possível otimizar e economizar tempo e dinheiro com tarefas relacionadas à gestão de documentos fiscais.

Serviços como emissão, armazenamento e organização de notas passam a ser realizados automaticamente e em questão de segundos.

A automação também permite que arquivos sejam armazenados corretamente e preservados de acordo com as demandas da Secretaria da Fazenda do Estado.

Esqueça os preenchimentos e controles manuais que demandam muito tempo e precisam de dezenas de profissionais para serem feitos.

Por meio de softwares especializados todos esses processos são realizados em menos tempo, evitando prejuízos e até mesmo as penalidades previstas na legislação fiscal.

 

 5 – Acumular documentos que poderiam ser descartados

É também função da gestão de documentos fiscais a exclusão de arquivos desnecessários, tanto no meio físico como no meio digital.

Esse processo evita o acúmulo de papelada desnecessária, eliminando a necessidade por espaço.

Também impede que as informações importantes fiquem desorganizadas em meio a um grande volume de documentos.

No entanto, antes de descartar, é muito importante verificar os prazos de armazenamento previstos em legislações como o Código Tributário Nacional e a Lei Orgânica da Seguridade Nacional.

 

6 – Não realizar a digitalização dos documentos fiscais

A Digitalização de Documentos é um divisor de águas na gestão documental e com a gestão de documentos fiscais não seria diferente.

O armazenamento físico, além de demandar espaço também acaba sendo um processo penoso e complexo quando o assunto é organização.

Com a digitalização essa necessidade por espaço é sanada junto do aumento da segurança dos documentos digitalizados.

Atualmente, documentos como notas fiscais, comprovantes e recibos já possuem versões eletrônicas asseguradas por lei, inclusive assinados de forma totalmente digital.

Tudo isso gera benefícios para a sua empresa e preserva o meio ambiente, reduzindo a quantidade de lixo produzido.

 

Dê o primeiro passo para otimizar a gestão de documentos fiscais na sua empresa

A Soluarq entende que cada empresa possui as suas necessidades e por isso trabalha com soluções personalizadas.

Isso quer dizer que nossos serviços são pensados para funcionar de forma integrada com os seus processos empresariais.

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