Grande parte dos documentos de uma empresa não podem ser descartados e precisam ser armazenados por um período que pode chegar a décadas. Esses arquivos fiscais, tributários, trabalhistas e previdenciários são conhecidos como arquivo morto e tornam-se indispensáveis para a proteção jurídica do seu negócio.

Na maioria das vezes, esses documentos não são utilizados no momento ou periodicamente, mas por possuírem informações relevantes sobre o seu negócio, precisam ser guardados de forma correta e organizada para facilitar a localização, porque podem necessitar de consulta mais tarde ou até mesmo décadas depois.

No Brasil, existem normas nacionais que regulam o tempo que as documentações devem ser mantidas. Esse período de guarda varia conforme o tipo de arquivo. Sejam fiscais ou trabalhistas, é sempre importante saber qual é a norma que rege os documentos em questão para armazená-los da melhor forma possível.

O armazenamento correto é um dos grandes desafios do arquivo morto dentro das empresas. Com o passar do tempo, o volume de documentos só aumenta e surge a necessidade de organizá-los de forma segura e eficaz. Como armazenar tudo isso corretamente e sem dominar grande parte do espaço físico da sua empresa?

É aí que surge a opção de digitalizar o seu arquivo morto e com isso a chance de reduzir consideravelmente o espaço que todos esses documentos ocupam. Sem falar que o gerenciamento eletrônico também permite a melhor conservação e localização dessa papelada digitalizada, já que todos os processos são organizados de forma digital. São pilhas de arquivos disponíveis a um clique de serem encontrados e acessados quando for necessário.

Outro ponto bastante importante da digitalização do arquivo morto da sua empresa é a possibilidade de reduzir custos com a conservação de documentos físicos, pois os papéis estragam com o tempo e exigem um cuidado especial para que isso não aconteça de forma rápida. Além disso, o arquivo digitalizado previne não só danos, mas também extravios e desgastes naturais causados pelo tempo.

Os problemas com duplicidade de arquivos também acabam sendo sanados, já que no processo de conversação para o digital ficam somente os documentos necessários, evitando acúmulo de arquivos que não serão mais utilizados.

Foi pensando nisso, que separamos 5 dicas para organizar o seu arquivo morto e fazer da tecnologia a sua aliada na hora de migrar para os documentos digitalizados.

5 dicas para digitalizar seu arquivo morto:

1 – Descarte o que não é mais importante

É indispensável que antes do processo de digitalização os documentos que não são mais necessitam de armazenamento sejam descartados de forma segura. Isso facilitará todo o processo e exigirá menos trabalho.

2 – Organize por categorias

Formule a melhor estrutura possível pensando na ordem de prioridade desses documentos através de categorias que possam facilitar a sistematização. Por exemplo, arquivos trabalhistas com os documentos como CPF, carteira de trabalho, diploma, entre outros elencados por ordem de importância e uso.

3 – Tenha uma equipe capacitada

Não é só organizar, você deve capacitar a sua equipe para saber usar o seu arquivo morto. Uma dica importante é separar as pessoas que serão treinadas e ficarão responsáveis pelos documentos. Assim, vão aprender como guardar e encontrar esses arquivos de forma correta e sem colocar em risco o acervo digitalizado da empresa.

4 – Atenção para o que pode atrapalhar no processo de digitalização

Clipes de papel, grampos e outros elementos usados para o armazenamento físico do arquivo morto da sua empresa podem atrapalhar e até prejudicar na qualidade dos documentos digitalizados. Dê atenção especial para aqueles que necessitam de mais atenção e os mais frágeis. Todo cuidado é pouco.

5 – Utilize assinaturas digitais

A assinatura digital garante a autenticidade das suas informações digitalizadas e oferece alto nível de confiabilidade e segurança para preservar a identidade de cada assinante, além de garantir a autenticidade dos documentos. Sempre assine seus documentos digitalizados com assinaturas digitais.

Como você pôde ver, o processo de digitalização do arquivo morto da sua empresa exige uma série de cuidados e medidas para ter um acervo de qualidade e confiabilidade dentro dos padrões necessários. Para isso, conte a Soluarq na conversão de documentos físicos para o formato digital e tenha um arquivo morto organizado e com fácil localização.