1. Introdução

A Soluarq respeita sua privacidade e reconhece a importância de proteger os dados pessoais de quem se relaciona conosco. Esta Política aborda quais informações podemos tratar, por que isso acontece, como procuramos protegê-las e quais são os seus direitos.

A proteção dos dados pessoais faz parte das atividades da Soluarq, que atua com gestão de arquivos, documentos, informações e soluções digitais. Também tratamos informações necessárias ao relacionamento com visitantes do site www.soluarq.com.br, clientes, representantes comerciais, fornecedores, candidatos, colaboradores e outras pessoas, de acordo com cada situação.

Esta Política observa a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD), a Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet), as demais regulamentações aplicáveis e os compromissos contratuais pertinentes. Seu objetivo é informar, não substituir contratos, avisos específicos ou orientações fornecidas quando um serviço exigir regras próprias.

2. A quem esta política se aplica?

Ela se aplica a todas as pessoas cujos dados pessoais possam ser tratados pela Soluarq no contexto de seus serviços e relacionamentos, especialmente visitantes do site, pessoas que preenchem formulários ou entram em contato conosco, clientes e seus representantes, fornecedores, prestadores de serviços, candidatos a vagas e colaboradores.

A natureza e a extensão do tratamento variam conforme o serviço ou o relacionamento. Nem todos os dados mencionados nesta política são solicitados de quem apenas visita o site. Por exemplo, documentos de identificação ou dados trabalhistas somente poderão ser necessários em situações específicas, e não para a simples navegação.

3. Entenda os principais conceitos

Dados pessoais: são informações relacionadas a uma pessoa identificada ou que possa ser identificada. Isso inclui dados diretos, como nome, CPF e e-mail, e informações que, combinadas a outras, permitam reconhecer uma pessoa. Endereço, telefone, data de nascimento, imagem e determinados registros de localização também podem ser dados pessoais.

Dados pessoais sensíveis: são dados que exigem proteção especial, como informações sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, saúde, vida sexual, dados genéticos e biométricos vinculados a uma pessoa. Sua utilização depende de uma hipótese legal adequada e de cuidados proporcionais ao risco.

Dado anonimizado: é a informação que deixou de permitir a identificação de seu titular, considerando os meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento. A simples retirada do nome nem sempre é suficiente para tornar-se um dado anônimo. Tratamento de dados: é qualquer operação realizada com dados pessoais, como coletar, receber, consultar, registrar, utilizar, compartilhar, classificar, transmitir, armazenar, arquivar, modificar, organizar ou eliminar informações.

4. Quem é responsável pelo tratamento dos dados?

A LGPD distingue papéis conforme quem decide as finalidades e os meios de utilização das informações. A posição da Soluarq pode mudar de acordo com a atividade ou o contrato, e é importante entender essa diferença.

Controlador: é quem toma as principais decisões sobre o tratamento de dados pessoais. A Soluarq atua como controladora, por exemplo, quando define como serão utilizados os dados necessários a seus próprios contatos, processos administrativos e relacionamentos comerciais.

Operador: é quem trata dados pessoais em nome de outro controlador e conforme suas orientações. Em serviços prestados para clientes, como atividades envolvendo acervos e documentos fornecidos por eles, a Soluarq poderá desempenhar esse papel, conforme as condições contratuais.

Decisões conjuntas: em certas situações, duas ou mais organizações podem tomar conjuntamente decisões relevantes sobre um tratamento. As responsabilidades devem ser identificadas de acordo com a relação e as decisões efetivamente tomadas.

Os colaboradores que utilizam dados no exercício de suas funções atuam sob a autoridade e as instruções da Soluarq. Isso não significa, por si só, que cada colaborador seja um operador independente para fins da LGPD.

O Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO) atua como canal de comunicação com titulares e com a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD), recebe solicitações e reclamações, orienta sobre práticas de proteção e apoia a adoção das providências cabíveis.

Encarregado (DPO) da Soluarq: Bruno Moura do Nascimento

E-mail de contato: [email protected]

5. Que tipos de informações podemos tratar?

A depender da sua relação com a Soluarq e da finalidade informada, os dados tratados poderão incluir as seguintes categorias:

Informações de contato: nome, e-mail, telefone, endereço, dados profissionais e, quando pertinentes, informações disponibilizadas em perfis de redes sociais. São úteis, por exemplo, para responder mensagens, manter relacionamento e prestar atendimento.

Informações demográficas: data de nascimento, idade ou faixa etária, gênero e localização geográfica, quando essas informações forem pertinentes e necessárias à finalidade específica.

Informações cadastrais: RG, CPF, dados de registros civis, CTPS, carteira de habilitação, passaporte e outras informações documentais, somente quando exigidas por uma relação contratual, obrigação legal ou serviço específico.

Informações financeiras: dados necessários a processos de contratação, cobrança, faturamento, pagamento e cumprimento de obrigações, observados os requisitos legais e de segurança aplicáveis.

Informações de formulários: mensagens, solicitações, respostas a pesquisas, cadastros, propostas ou dados fornecidos voluntariamente em canais de atendimento, conforme a funcionalidade efetivamente disponível.

Informações de navegação: informações relacionadas ao uso do site e de seus recursos, inclusive identificadores de cookies quando presentes e dados de acesso necessários ao funcionamento ou à segurança da navegação. Para entender essas tecnologias, consulte também a Política de Gerenciamento de Cookies da Soluarq.

Os exemplos acima não significam que todos esses dados sejam coletados de todos os visitantes, nem que sejam exigidos em todas as atividades. A Soluarq limita a coleta ao que for adequado, necessário e compatível com a finalidade informada.

6. Para que utilizamos dados pessoais?

A Soluarq utiliza dados pessoais para atender solicitações, desenvolver as atividades contratadas, cumprir obrigações e manter um relacionamento transparente com as pessoas.

Entre as finalidades previstas nas atividades da Soluarq, destacam-se:

Atendimento e contato: receber e responder dúvidas, solicitações de propostas, pedidos de informação, reclamações e comunicações enviadas pelos canais da empresa.

Execução dos serviços: realizar atividades administrativas, comerciais e operacionais relacionadas à prestação de serviços, inclusive gestão de documentos e informações conforme contratos e instruções aplicáveis.

Relacionamento com clientes e fornecedores: manter cadastros, formalizar propostas e contratos, organizar contatos e dar andamento a compromissos comerciais e administrativos.

Melhoria dos serviços: avaliar o atendimento, compreender necessidades, responder a pesquisas e aperfeiçoar funcionalidades e processos, respeitando a finalidade informada.

Comunicações e conteúdo: enviar notícias ou outras mensagens quando houver fundamento adequado para a atividade e observância das preferências e direitos da pessoa.

Obrigações legais e exercício de direitos: conservar documentos exigidos por lei, atender autoridades competentes e apresentar informações necessárias à defesa de direitos.

Segurança e prevenção: proteger informações, sistemas, instalações e pessoas, registrar situações relevantes e investigar ocorrências, de forma proporcional e autorizada.

Muitas solicitações são realizadas por meio de formulários eletrônicos ou outros canais de contato. As informações fornecidas nesses canais devem ser utilizadas para atender a finalidade apresentada, sem reutilização incompatível com aquilo que foi informado ao titular.

7. Quais princípios orientam o tratamento?

Além de agir com boa-fé, a Soluarq observa os princípios da LGPD, que ajudam a garantir uma utilização adequada dos dados pessoais:

Finalidade: utilizar dados para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados.

Adequação: manter o tratamento compatível com o contexto e com o que foi informado.

Necessidade: limitar o uso à quantidade de dados realmente necessária para alcançar a finalidade.

Livre acesso: facilitar o conhecimento sobre a forma e a duração do tratamento e permitir acesso gratuito às informações nos termos da lei.

Qualidade dos dados: buscar informações exatas, claras, relevantes e atualizadas quando necessário.

Transparência: explicar de maneira acessível como os dados são utilizados e quem participa do tratamento.

Segurança e prevenção: adotar medidas para reduzir riscos de acesso indevido, perda, alteração, divulgação ou destruição.

Não discriminação: não tratar dados para finalidades discriminatórias ilícitas ou abusivas. Responsabilização e prestação de contas: manter mecanismos e evidências que demonstrem a adoção de medidas de proteção.

8. Em quais situações o tratamento é permitido pela LGPD?

A LGPD prevê diferentes bases legais para o tratamento de dados. Isso significa que o consentimento não é a única forma legítima de utilização de informações. A base aplicável dependerá da finalidade e das circunstâncias concretas.

Entre as hipóteses previstas na legislação e que podem ser pertinentes às atividades da Soluarq, estão o consentimento, a execução de contrato ou medidas preliminares solicitadas pelo titular, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, o exercício regular de direitos, a proteção da vida ou da integridade física e o legítimo interesse, quando cabível e respeitados os direitos da pessoa.

A lei também prevê hipóteses específicas, como estudos por órgão de pesquisa, tutela da saúde, proteção do crédito e tratamentos ligados à administração pública. Sua menção aqui explica o conjunto de possibilidades legais e não significa que a Soluarq necessariamente realize todas essas atividades.

Quando utilizado, o legítimo interesse exige uma finalidade legítima, necessidade do tratamento e avaliação dos direitos e liberdades do titular. Ele não pode ser utilizado como justificativa genérica para qualquer coleta de dados e não se aplica indistintamente aos dados pessoais sensíveis.

9. Quando solicitamos consentimento e como retirá-lo?

Quando o tratamento se basear no seu consentimento, você deverá receber informações claras sobre a finalidade antes de manifestar uma escolha livre e inequívoca. O consentimento poderá ser revogado mediante solicitação, sem prejuízo da legitimidade dos tratamentos realizados antes da revogação.

Para retirar consentimento anteriormente fornecido, solicitar esclarecimentos ou exercer seus direitos, fale com o Encarregado de proteção de dados (DPO) pelo canal “www.soluarq.com.br/privacidade-e-lgpd/”. Informaremos os encaminhamentos aplicáveis conforme a atividade, a base legal e as exigências da LGPD.

A recusa ou a revogação poderá impedir apenas as funcionalidades ou comunicações que realmente dependam do consentimento. Determinados dados poderão continuar sendo tratados quando houver outra base legal válida, como cumprimento de obrigação legal, execução contratual ou exercício regular de direitos.

O fato de uma informação ter sido tornada pública pelo próprio titular não autoriza seu uso para qualquer finalidade. Continuam aplicáveis os princípios da LGPD, os direitos do titular e as demais exigências legais.

10. Como tratamos dados pessoais sensíveis?

Quando uma atividade exigir informações sobre saúde, biometria, dados genéticos ou qualquer outra categoria de dados sensíveis, a Soluarq deverá aplicar as salvaguardas adequadas à sua natureza e tratar essas informações somente em hipóteses permitidas pela LGPD.

Conforme a situação, o tratamento poderá depender de consentimento específico e destacado ou de outra hipótese legal expressamente prevista, como cumprimento de obrigação legal, exercício regular de direitos, proteção da vida, tutela da saúde, quando aplicável, ou prevenção à fraude e segurança em processos de identificação e autenticação.

A base utilizada deverá ser compatível com o caso concreto.

O acesso a esses dados deverá ser limitado às pessoas autorizadas e à finalidade pertinente.

A existência de documentos sensíveis sob guarda ou processamento em nome de clientes não significa que a Soluarq possa utilizá-los para finalidades próprias.

11. E os dados de crianças e adolescentes?

A proteção dos dados pessoais de crianças e adolescentes deve observar seu melhor interesse. Caso alguma atividade envolva tais dados, a Soluarq deverá avaliar a finalidade, a necessidade, a transparência e a base legal específica, bem como adotar medidas adequadas à faixa etária.

Quando o consentimento for a hipótese aplicável ao tratamento de dados de crianças, ele deverá ser obtido de forma específica e em destaque, por pelo menos um dos pais ou responsável legal, conforme a LGPD. Em outras situações previstas em lei, poderão existir bases legais distintas, sempre com respeito ao melhor interesse da criança ou do adolescente.

As informações sobre eventual coleta, utilização e exercício de direitos devem ser disponibilizadas de maneira clara, acessível e apropriada, inclusive aos responsáveis quando necessário.

12. Compartilhamos informações com outras organizações?

Em algumas atividades, pode ser necessário compartilhar dados com clientes, fornecedores, prestadores de serviços ou autoridades competentes. Qualquer compartilhamento deverá ter finalidade legítima, fundamento adequado, necessidade e medidas proporcionais de proteção e confidencialidade.

Quando atuamos em nome de um cliente, o compartilhamento e o tratamento deverão observar as instruções e os contratos pertinentes. Quando atuamos como controladora, a Soluarq é responsável por definir e justificar o compartilhamento que autorizar.

Se ferramentas de terceiros forem utilizadas em nosso site, elas poderão realizar operações com informações de navegação conforme suas finalidades e configurações. As explicações sobre cookies devem ser consultadas na Política de Gerenciamento de Cookies, observadas as tecnologias efetivamente utilizadas.

13. Transferências internacionais e localização dos dados

Dependendo dos serviços e das tecnologias contratadas, o tratamento de informações poderá envolver armazenamento ou acesso a partir de outros países. Caso haja transferência internacional de dados pessoais, ela deverá ocorrer em conformidade com os requisitos da LGPD e com os mecanismos legais pertinentes.

A simples referência a serviços digitais ou em nuvem não permite concluir, por si só, que determinada informação seja transferida para o exterior. A localização, os destinatários e as salvaguardas aplicáveis devem ser verificados para cada operação concreta.

14. Por quanto tempo mantemos os dados?

A Soluarq procura conservar os dados pessoais apenas pelo tempo necessário para cumprir a finalidade informada, atender obrigações legais, executar contratos ou resguardar direitos, observando também os prazos de retenção aplicáveis aos documentos e processos.

O tratamento poderá terminar quando sua finalidade for atingida, quando os dados deixarem de ser necessários, ao final do período previsto, diante de revogação do consentimento nas hipóteses aplicáveis ou por determinação da autoridade competente, de acordo com a legislação.

Após o término do tratamento, os dados deverão ser eliminados ou anonimizados quando cabível. A conservação poderá continuar nas situações permitidas pela LGPD, inclusive para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, estudo por órgão de pesquisa nas condições legais, transferência autorizada ou uso exclusivo do controlador com anonimização e restrição de acesso, quando aplicável.

Os prazos não são necessariamente iguais para todos os dados. Informações relacionadas a contratos, obrigações trabalhistas, documentos de clientes e registros de atendimento podem observar critérios distintos.

15. Quais são os seus direitos?

A LGPD assegura direitos aos titulares de dados pessoais. Conforme as condições legais de cada pedido, você poderá:

Confirmar e acessar: saber se realizamos tratamento de seus dados e solicitar acesso às informações pertinentes.

Corrigir: pedir a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.

Solicitar anonimização ou eliminação: nas hipóteses previstas em lei, especialmente de informações desnecessárias, excessivas ou tratadas em desconformidade.

Solicitar portabilidade: obter a portabilidade a outro fornecedor de serviço ou produto, quando os requisitos legais e regulamentares forem atendidos.

Conhecer compartilhamentos: pedir informações sobre entidades públicas e privadas com as quais tenhamos realizado uso compartilhado de dados, quando aplicável.

Informar-se sobre consentimento: saber sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e as consequências da negativa; revogar o consentimento quando essa for a base utilizada.

Opor-se e solicitar revisão: opor-se ao tratamento nas hipóteses legais e solicitar revisão das decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado, quando aplicável.

Os pedidos podem ser encaminhados gratuitamente a o Encarregado de proteção de dados (DPO) pelo canal “www.soluarq.com.br/privacidade-e-lgpd/”. Para proteger suas informações, poderemos solicitar confirmação razoável de identidade ou dados suficientes para localizar a operação de tratamento pertinente.

Quando a Soluarq atuar como operadora de dados de um cliente, poderá ser necessário encaminhar ou apoiar a solicitação junto ao controlador responsável pelas decisões sobre aquele tratamento. 16. Como protegemos as informações?

A Soluarq adota diretrizes de segurança e privacidade voltadas à proteção contra acessos não autorizados, perda, alterações indevidas, divulgação ou destruição de dados. Essas medidas incluem controles de acesso e autorização, cuidados com documentos físicos e digitais, orientações às equipes e recursos de segurança compatíveis com os riscos e serviços envolvidos.

O acesso a dados pessoais deve ser concedido somente a pessoas autorizadas que necessitem dessas informações para executar suas atribuições, observadas as responsabilidades de confidencialidade, integridade e disponibilidade. Os procedimentos de guarda, compartilhamento e descarte devem respeitar as regras internas e os requisitos contratuais e legais.

Nenhum sistema ou processo é completamente livre de riscos. Por isso, a proteção deve ser aperfeiçoada à medida que mudam os serviços, a tecnologia, as ameaças e as exigências aplicáveis. Se ocorrer um incidente de segurança envolvendo dados pessoais, a Soluarq deverá avaliar seus efeitos, conter a ocorrência e adotar as medidas cabíveis.

Quando a Soluarq atuar como controladora e o incidente puder acarretar risco ou dano relevante aos titulares, as comunicações à ANPD e às pessoas afetadas serão feitas conforme a legislação e a regulamentação aplicáveis. Quando atuar como operadora, deverá comunicar e apoiar o controlador, respeitadas as obrigações legais e contratuais.

17. Navegação no site e cookies

Ao visitar www.soluarq.com.br, você poderá utilizar funcionalidades que dependem de cookies e recursos semelhantes, destinados, por exemplo, à navegação, ao registro de preferências e, quando disponíveis, à análise de desempenho ou a outras finalidades informadas.

Para conhecer as categorias de cookies, exemplos de utilização, eventuais ferramentas de terceiros e formas de aceitar, recusar ou gerenciar suas escolhas, consulte a Política de Gerenciamento de Cookies da Soluarq. O tratamento de dados pessoais associado a essas tecnologias também está sujeito às regras de privacidade aplicáveis.

18. Atualizações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças em nossos serviços, nas práticas de tratamento, nas exigências legais e nas orientações das autoridades competentes. A data da revisão será indicada no documento publicado, e alterações relevantes serão comunicadas pelos meios adequados, quando necessário.

A nova versão dependerá da revisão interna pertinente e de aprovação antes de sua publicação. Recomendamos a consulta periódica desta página para conhecer as informações vigentes.

19. Como falar com a Soluarq sobre privacidade?

Se você tiver dúvidas sobre esta Política, quiser saber como suas informações são utilizadas, solicitar esclarecimentos ou exercer direitos revistos na LGPD, poderá contatar nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais:

Encarregado (DPO): Bruno Moura do Nascimento E-mail de contato: [email protected]

Site institucional: www.soluarq.com.br

A proteção da privacidade é responsabilidade compartilhada. Esta Política também tem o propósito de incentivar o cuidado consciente com dados pessoais, nas relações profissionais e na vida cotidiana.