Não é nenhuma novidade que a indústria de gestão de documentos se encontra em um momento crucial de transformação. A ascensão implacável de tecnologias como assinatura eletrônica, armazenamento em nuvem e workflows digitais impulsiona um movimento inexorável rumo a um futuro sem papel.
➡️Mas o que essa mudança radical significa para as empresas e seus profissionais? ➡️Quais são as perspectivas e expectativas que atuam nesse novo horizonte? ➡️E como podemos navegar nesse mar de oportunidades e desafios, impulsionando o futuro de nossas empresas?
É só digitalizar?
Um futuro sem papel não se trata apenas da mera substituição do papel físico por documentos digitais. É, na verdade, uma transformação profunda, uma mudança de paradigma que permeia toda a cultura organizacional e redefine a forma como as empresas operam, armazenam e compartilham informações.
Essa mudança traz consigo uma série de benefícios inegáveis. Para exemplificar e sintetizar algumas dessas vantagens – já conhecidas por muitos.
➡️Eficiência turbinada
A automatização de tarefas manuais e o acesso instantâneo a documentos digitais libertam tempo e recursos preciosos, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades de maior valor estratégico.
Além disso, eliminando a necessidade de processar manualmente documentos físicos, é possível agilizar operações, reduzir erros humanos e aumentar a precisão dos dados.
Armazenamento e Espaço: Documentos físicos ocupam espaço e podem exigir custos significativos de armazenamento.
Acesso Limitado: O acesso físico a documentos pode ser demorado e requer presença no local de armazenamento.
➡️É mais seguro (Segurança documental)
É muito mais seguro em relação ao físico pois evita: extravio, são suscetíveis a danos por incêndio, água, deterioração ao longo do tempo e outras formas de destruição física.
Diferentemente dos documentos físicos, os digitais podem ser protegidos com medidas de segurança, como criptografia e controle de acesso, minimizando o risco de perda, roubo ou acesso não autorizado.
A segurança é, inclusive, uma exigência cada vez mais presente – a Lei Geral de Proteção de Dados, por exemplo, responsabiliza organizações que não adotam as medidas adequadas para o grau de risco e sensibilidade das informações que armazenam.
➡️Facilita processos de compliance
A gestão eletrônica de documentos facilita o cumprimento de leis, decretos e regulamentos, garantindo que a empresa esteja de acordo com as obrigações legais.
Além disso, os sistemas digitais permitem a auditoria e o rastreamento de documentos [de forma automatizada?], proporcionando transparência e facilitando a demonstração de conformidade legal e regulatória.
➡️Trabalho em equipe mais produtivo
Os documentos digitais podem ser facilmente compartilhados e acessados por equipes em diferentes locais, quebrando barreiras geográficas e promovendo uma comunicação fluida e eficiente.
A possibilidade de colaborar em tempo real sobre documentos e projetos melhora a agilidade e a capacidade de resposta da organização.
Sua empresa na frente
A adoção de soluções digitais abre portas para a implementação de novas tecnologias e processos inovadores, impulsionando a competitividade da empresa no mercado.
A integração de inteligência artificial (IA) e machine learning (ML) nos processos de gestão documental permite a automação de tarefas complexas e a obtenção de informações importantes a partir de grandes volumes de dados.
E quais são os desafios?
Embora o futuro sem papel apresenta um horizonte promissor, o caminho para alcançá-lo não está isento de desafios.
A verdade é que, por ser um setor ainda em formação, nem todos os obstáculos são conhecidos. Contudo, já é possível destacar os principais.
➡️Mudança de cultura e mentalidade
A adaptação a novas tecnologias e novas formas de trabalhar exige um esforço de toda a equipe – do nível estratégico ao operacional.
Por isso, é fundamental investir em ferramentas e métodos que podem ajudar a romper a resistência inicial e promover uma cultura organizacional aberta à inovação.
➡️Violações de segurança
Apesar de, por um lado, a digitalização facilitar a segurança, também cria novos riscos.
A proteção de documentos digitais contra ataques cibernéticos deve ser uma prioridade absoluta. O investimento em soluções de segurança robustas e a implementação de práticas de segurança rigorosas são essenciais para minimizar os riscos.
Além disso, é preciso manter sistemas e softwares atualizados e realizar auditorias de segurança periodicamente para identificar e corrigir vulnerabilidades.
➡️Custos para implementação
A adoção de soluções digitais pode envolver um investimento inicial significativo, tanto em software e hardware quanto em infraestrutura e treinamento.
Assim, é importante realizar um planejamento financeiro detalhado e buscar soluções que se encaixem no orçamento e na realidade da empresa.
A análise de retorno sobre investimento (ROI) pode ajudar a justificar os custos iniciais e a demonstrar os benefícios a médio e longo prazo.
➡️Integração de diferentes sistemas
A integração das soluções digitais com os sistemas originais da empresa pode ser um desafio técnico complexo, mas vencível.
Desta forma, é recomendado buscar parceiros experientes que possam garantir uma integração eficiente, garantindo a continuidade dos negócios sem interrupções.
Conheça as tecnologias mais utilizadas
Para mostrar que o futuro sem papel já está aqui e muito mais próximo do que você imagina, veja algumas soluções que já fazem parte dessa mudança. Provavelmente, você já as conhece ou adota no seu dia a dia:
➡️Assinatura eletrônica
A adoção de assinaturas eletrônicas elimina a necessidade de imprimir, assinar e escanear documentos, acelerando processos e reduzindo custos. Além disso, oferecem segurança e conformidade legal para assinaturas digitais.
➡️Armazenamento em nuvem – clouds
O armazenamento em nuvem permite que as empresas acessem e gerenciem seus documentos de qualquer lugar, a qualquer momento. Alguns dos provedores de nuvem oferecem segurança aprimorada e backups automáticos, garantindo que os dados estejam sempre protegidos e disponíveis.
➡️Workflows digitais
Automatizar fluxos de trabalho com ferramentas digitais pode transformar processos empresariais, aumentando a eficiência e a transparência.
Os workflows digitais permitem a automação de tarefas repetitivas, a rastreabilidade de processos e a melhoria da colaboração entre equipes.
Você já está nessa jornada?
A jornada rumo a um futuro sem papel está repleta de oportunidades e desafios.
A transformação digital exige um comprometimento firme, uma visão clara e a capacidade de navegar por mudanças profundas e, muitas vezes, complexas. No entanto, os benefícios de eficiência, segurança, conformidade e sustentabilidade fazem desta jornada um investimento para qualquer organização.
As empresas que abraçam o futuro sem papel não apenas se posicionam como líderes inovadores em seus setores, mas também criam um ambiente de trabalho mais eficiente, seguro e sustentável.
Com a orientação e expertise dos profissionais de gestão documental, a transição para um futuro digital pode ser realizada de maneira eficaz e estratégica.
Em resumo, o futuro sem papel representa uma verdadeira revolução na forma como as empresas operam e gerenciam suas informações.
A Soluarq está aqui para apoiar sua organização nessa jornada, entre em contato através do nosso site SOLUARQ – Gestão de Documentos ou pelo nosso atendimento via WhatsApp (11) 97120-0558, ou se preferir envie um e-mail para [email protected]
