Imprimir, assinar, autenticar e enviar um documento para ser analisado ou recebido por outro departamento, empresa ou cliente é um processo que se tornou habitual no meio corporativo e que exige tempo e um alto custo com impressão e papéis.

Já que você pode assinar todos esses documentos de forma segura e ainda economizar tempo, dinheiro e ainda contribuir com o meio ambiente sendo uma empresa parpeless?

Com a assinatura digital é fácil garantir a segurança na autenticação de documentos através de algoritmos e criptografia sem que seja necessário pôr em risco a qualidade do processo e a segurança da informação presente em determinado documento.

Além disso, a assinatura digital tem validade legal, sendo instituída através do artigo 10 da MP nº 2.200-2 que garante a veracidade jurídica em relação às informações presentes em determinado documento jurídico em formato eletrônico.

Foi pensando nisso que listamos 5 motivos para que sua empresa possa aderir à assinatura eletrônica e garantir segurança, economia e sustentabilidade para o seu negócio:

1 – Segurança nos processos

O processo de criação de uma assinatura digital é mais rápido e seguro que se imagina: através de um algoritmo matemático são produzidas duas chaves: uma privada (para criptografar) e outra pública (para descriptografar).

A chave privada é uma maneira de gerar um código que irá autenticar o documento que está sendo assinado digitalmente. E a chave pública é o leitor desse código para comprovar que aquele documento é verdadeiro.

Pode parecer tudo muito complicado, mas atualmente existem softwares que fazem tudo isso de forma rápida e garantir que um documento seja assinado de qualquer lugar que tenha internet.

2 – Economia com papéis e impressão

Já parou para pensar o quanto a sua empresa gasta com impressão, papéis, logística, espaço de armazenamento e todos os custos envolvidos na autenticação e envio de documentos físicos?

Com a assinatura digital todos esses custos são reduzidos, já que todo o procedimento se torna digital e muito mais prático e rápido.

O documento é autenticado através de um software de assinatura digital, é enviado por e-mail ou qualquer outra plataforma e um processo que antes levava dias, agora pode ser feito em poucos minutos.

Economia de tempo e dinheiro para o seu negócio!

3 – Organização e melhora do fluxo de trabalho

A assinatura digital permite a economia de tempo de trabalho por meio da digitalização dos processos. Assim, os colaboradores não perdem tempo tirando cópias ou entregando documentos em outros departamentos e podem assinar o arquivo a partir de qualquer lugar que tenha internet.

Essa prática também facilita que documentos sejam compartilhados com facilidade entre os departamentos da empresa entre pessoas autorizadas. Além disso, esse processo digital auxilia na melhoria do arquivamento, organização de documentos e facilidade de acesso e busca de documentos a qualquer hora e quando necessário.

4 – Aumento do número de clientes

Muitos contratos deixam de ser assinados devido a distância entre a empresa e o cliente. Com a assinatura digital é possível enviar um documento para qualquer lugar do mundo que tenha internet, em segundos.

Ter que esperar dias para assinar um documento e depois enviar de volta para uma empresa é algo pouco atrativo para quem está fechando um acordo e pode impedir que muitos contratos deixem de ser assinados.

Essa rapidez e agilidade no processo de assinatura pode aumentar o número de clientes do seu negócio, já que possibilita o aumento da cobertura dos seus serviços e a facilidade de contratá-los.

5 – Sustentabilidade

Já escrevemos aqui no blog sobre a importância e as vantagens de ser uma empresa sustentável em pleno século XXI e as atuais transformações na tecnologia para a preservação do meio ambiente.

Agora imagine todo o processo de produção de papel que envolve não só a derrubada de árvores, como também o uso de combustíveis fósseis, compostos químicos e o uso de energia para a impressão.

Isso tudo pode ser evitado ou reduzido através da assinatura digital que permite que todo o processo seja feito digitalmente e sem que haja uso e descarte de papel.

Digitalizar os processos da sua empresa é o melhor caminho para a preservação do meio ambiente!

A Soluarq pode te ajudar!

Viu como a assinatura digital pode revolucionar os processos dentro da sua empresa?

Por meio das melhores práticas existentes no mercado, a Soluarq te ajuda no processo de transformação digital do seu negócio e a adesão da assinatura digital garante mais agilidade e segurança das suas informações.

Com mais de 15 anos de mercado e profissionais qualificados, nosso compromisso é garantir as melhores soluções para o seu negócio através da Governança Documental.

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