Otimizar a gestão de documentos fiscais dentro de uma empresa tem se tornado cada vez mais possível com as inovações digitais que surgem na gestão de documentos.

As funções dos documentos fiscais dentro de um negócio vão desde o recolhimento de impostos até a geração de obrigações financeiras entre as partes envolvidas na sua emissão, como a relação entre empresa e cliente, fornecedor e empresa etc.

Por isso, é importante que o processo que vai desde a criação até o descarte, seja levado a sério, a fim de assegurar que sua empresa esteja de acordo com a legislação fiscal e evitar possíveis surpresas desagradáveis durante uma fiscalização.

Por mais que os documentos fiscais estejam presentes no dia a dia das empresas, ainda é possível otimizar o processo de criação e armazenamento dessas informações tão importantes para o seu negócio.

Pensando nisso, separamos cinco dicas para otimizar a gestão de documentos fiscais da sua empresa e garantir mais produtividade para os seus colaboradores:

1 – Verifique a autenticidade de todos os documentos

É muito importante confirmar se as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e) que sua empresa recebeu estão realmente corretas e como o esperado.

Por isso verifique sempre se a emissão feita está dentro da legislação e realizada pelo fornecedor que prestou o serviço ou venda de um produto.

Essa prática simples garante mais segurança e otimiza a gestão dos documentos fiscais da sua empresa, evitando pagamentos indevidos de impostos e aceitação de notas fiscais fraudadas por outras empresas ou pessoas.

 

2 – Faça backups roteiros dos documentos fiscais

Transtornos como a perda de informações fiscais são muito comuns em empresas que não realizam o backup dos seus documentos com regularidade.

É importante que o backup das informações dos documentos fiscais seja realizado periodicamente e salvo em nuvem de dados, como o Google Drive, ou até mesmo em uma mídia removível com a identificação da data e horário do processo.

Caso algum documento fiscal seja perdido, essa informação poderá ser encontrada no backup realizado anteriormente.

 

3 – Não armazene cópias em papel

Além de gerar bastante volume, o papel também gera alto custo para o orçamento da sua empresa e não é ecologicamente correto diante de tantas outras opções de armazenamento que surgem a cada dia.

Opte sempre por realizar cópias digitalizadas em PDF para a guarda desses documentos, caso seja um procedimento do negócio armazenar os DANFEs além dos arquivos XML.

4 – Crie uma rotina de recebimento

 

Que as empresas recebem diariamente uma quantidade significativa de documentos fiscais isso já sabemos. Por isso é necessário criar um checklist do que deve ser feito assim que receber uma NF-e ou CT-e por e-mail.

Esse processo irá auxiliar os colaboradores a agirem do jeito correto, como também contribuir para o aumento da produtividade no funcionamento interno do seu negócio.

Por isso crie um procedimento do que deve ser feito assim que um documento fiscal for emitido para a sua empresa. Esse esquema servirá de base para tratar e armazenar todos os dados recebidos.

 

5 – Facilite o acesso às informações

Os profissionais responsáveis por tratar dos documentos fiscais precisam acessar dados e compartilhar informações constantemente durante a rotina de trabalho.

É imprescindível que o diretório não fique centralizado em um único computador da empresa ou manuseado por apenas uma pessoa.

Uma ótima solução para isso é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), um sistema capaz de otimizar a gestão de documentos fiscais centralizando as informações em um único local que pode ser acessado por diversos usuários autorizados.

Através do GED também é possível ter controle dos acessos e visualizar todas as informações de uma empresa, facilitando o processo de tomada de decisão.

Além de aumentar a segurança das informações por meio de relatórios gerenciais e alertas por e-mail.

 

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