A gestão documental é um dos principais processos para organizar informações dentro das empresas de forma segura e rápida.

Mas o que muitos gestores não sabem é que esse conjunto de procedimentos possui alguns desafios que toda organização precisa superar para otimizar de vez sua rotina empresarial e melhorar o desempenho dos colaboradores.

Pensando nisso, separamos 5 desafios da gestão documental a serem superados por empresas que optam pelo arquivamento físico de documentos.

Continue a leitura e fique por dentro de todos eles:

 

1 – Espaço físico para armazenar um grande volume de documentos

Quem vive a rotina empresarial sabe que diariamente as empresas recebem um grande volume de informações que aumentam ainda mais em alguns períodos específicos do ano.

O que antes demandava apenas algumas pastas para organizar os documentos, com o passar dos meses, necessita de cada vez mais pastas e espaço físico.

Esse é um dos grandes desafios da gestão documental de empresas que permanecem com o arquivo físico, elevando custos com espaço e mão de obra.

 

2 – Segurança das informações importantes

Com a nova Lei Geral de Proteção de Dados, também conhecida como LGPD, a necessidade da segurança da informação aumentou ainda mais dentro das organizações.

Isso porque as empresas, além de reunirem diversas informações estratégicas e importantes para a tomada de decisão, também recebem dados de clientes, fornecedores e outros parceiros comerciais.

Todos esses dados passam a ser protegidos pela legislação vigente, criando a demanda por mais segurança dos documentos guardados.

 

3 – Facilidade de deterioração de documentos físicos

Já parou para pensar o quanto documentos físicos são frágeis e podem sofrer com as ações do tempo e da natureza?

É por esse motivo que o arquivamento físico necessita de atenção redobrada para garantir mais segurança e durabilidade para os documentos armazenados.

Umidade do ambiente, calor e insetos são só alguns dos fatores que prejudicam a guarda de documentos físicos dentro da empresa.

Para evitar esses problemas é importante que seja elaborado um plano de ação com o objetivo de assegurar a durabilidade desses arquivos através de boas práticas de armazenamento e cuidado.

 

4 – Perda de documentos

Outro desafio da gestão documental por empresas que optam pelo armazenamento físico é o grande risco de extravio de documentos importantes que pode trazer diversos problemas para o negócio.

Isso porque existem períodos estipulados por Lei para o armazenamento de registros tributários e trabalhistas.

Um exemplo muito comum são as notas fiscais que devem ser armazenadas por um prazo de 5 anos como manda o Código Tributário Nacional ou até mesmo 10 anos para as notas fiscais de saída como determina a Lei Orgânica da Seguridade Social.

O meio encontrado para proteger esses documentos são as cópias de segurança, como também a digitalização do acervo documental existente na empresa.

 

5 – Falta de padronização para organizar documentos

Faz parte de uma boa gestão documental criar um sistema de categorização para cada tipo de documento, departamento responsável e os prazos de armazenamento.

Esse procedimento facilita o processo de guarda e organização de documentos para facilitar a busca por informações.

Porém, empresas que optam pelo armazenamento físico de documentos têm a padronização como desafio, já que esse procedimento se torna mais difícil de ser realizado.

Estabelecer regras de padronização é a única opção para esse tipo de armazenamento, mesmo que seja um processo complexo e pouco intuitivo. Muito diferente do que acontece no arquivamento digital que é mais simples e rápido.

 

Utilizando a tecnologia a favor da gestão documental

A tecnologia é uma grande aliada no processo de gestão de documentos pelas ferramentas que facilitam a rotina empresarial.

Seja para criar ou até descartar documentos, existe sempre um método mais inteligente e seguro para que o procedimento seja realizado.

Todos os desafios citados acima devem ser lidados por empresas que optam por armazenar documentos no formato físico. No meio digital esses desafios são minimizados por meio de mais segurança, agilidade e organização.

Além disso, com a digitalização de documentos e a utilização de ferramentas como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é possível reduzir custos, aumentar a produtividade, reduzir riscos de extravios e amplificar a segurança jurídica da sua empresa.

Esses são só alguns dos benefícios que a digitalização da gestão documental pode garantir para o seu negócio.

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