Prontuários, receitas, exames, recibos. Essa é só uma parte dos documentos que os hospitais devem lidar diariamente na sua gestão documental.

Com o passar do tempo, realizar a gestão de todos esses documentos hospitalares torna-se um grande desafio para gestores e demais profissionais da área.

Qualquer extravio ou até mesmo falta de organização pode causar sérios prejuízos para o hospital, como também para a experiência do paciente e da equipe.

Pensando nisso, separamos 4 erros que precisam ser evitados quando o assunto é a gestão de documentos hospitalares:

 

1 – Não digitalizar documentos

Documentos físicos estão sujeitos a uma série de problemas, como extravios, ações do tempo, descarte indevido, etc.

Quando os documentos hospitalares são digitalizados, diversas possibilidades de danos e riscos são descartados.

Isso porque a Digitalização de Documentos garante que existam cópias de segurança caso documentos sejam perdidos e prejudiquem o processo de gestão documental de um hospital.

Outra vantagem é que documentos digitalizados podem ser acessados com segurança a partir de qualquer local que tenha internet.

Sem falar também da possibilidade de armazenar todos os documentos hospitalares em nuvem para garantir ainda mais segurança às informações.

 

 

2 – Falta de sigilo e segurança dos documentos

Quando pensamos em hospitais, o sigilo e a segurança de documentos é algo indispensável para a boa reputação e sucesso da instituição.

Os documentos que não são organizados e armazenados em segurança acabam perdidos entre departamentos ou podem até cair em mãos de pessoas não autorizadas.

Fazendo com que dados sensíveis de pacientes sejam expostos e o hospital perca a premissa básica do sigilo de informações.

Uma dica é investir em ferramentas e sistemas que intensifiquem a segurança dos documentos hospitalares.

O Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) pode ser um grande aliado na garantia de mais segurança através do monitoramento constante das informações armazenadas.

 

3 – Não ter responsáveis para cada processo da gestão documental

A falta de responsáveis por todos os processos da gestão de documentos hospitalares pode ser um grande problema para os hospitais.

Além de prejudicar na organização dos documentos, também compromete o sigilo das informações, já que não existe nenhum responsável para garantir a segurança.

Uma boa solução para esse problema é o uso do sistema GED, pois através dele é possível definir os colaboradores responsáveis e/ou autorizados para acessar cada uma das informações.

 

4 – Dificuldade no acesso à informação

Esse é outro problema bastante encontrado em hospitais que necessitam otimizar a sua gestão documental.

Não encontrar os documentos hospitalares essenciais para a realização de atividades, além de atrasar o processo de atendimento, também faz com que a produtividade dos colaboradores caia.

A falta de organização e extravio de documentos são os principais fatores para que isso aconteça.

E mais uma vez, ferramentas como a Digitalização de Documentos e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos são fundamentais para otimizar a gestão documental de hospitais.

Permitindo o acesso à informação de forma segura, a instituição se torna mais produtiva e o fluxo de trabalho fica mais descomplicado.

 

Investir em uma boa gestão documental para hospitais é o segredo de sucesso de muitas instituições que ganham destaque no mercado.

Isso porque a gestão correta de documentos hospitalares influencia no desempenho de todos os setores, inclusive na experiência do paciente e na qualidade do atendimento.

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